Program Preservasi Arsip

Preservasi arsip adalah mencakup semua aktivitas untuk memperpanjang usia guna arsip. Preservasi dilakukan untuk mengurangi deteriorasi fisik dan kimia yang terjadi pada arsip-arsip dan untuk mencegah hilangnya informasi yang terkandung didalamnya. Aktivitas-aktivitas ini mencakup pemberian sesuatu lingkungan yang stabil bagi semua jenis arsip, menggunkan metode-metode penanganan dan penyimpanan yang aman, menduplikasi bahan-bahan yang tidak stabil ke suatu media yang stabil, menyaimpan arsip-arsip kedalam tempat yang terbuat dari bahan-bahan yang stabil (missal: boks arsip yang terbuat dari bahan kertas karton yang “bebas asam”), memperbaiki arsip/ dokumen untuk melestarikan keasliannya atau format asli mereka, membuat program control terhadap serangga perusak (misalnya rayap) dan menyiapkan rencana untuk kesiapan dan respon terhadap terjadinya bencana.

Contoh kasus yang pernah terjadi tepatnya abad 19, tahun 1821 dimana 10.000 volume arsip tahun 1832 sekitar 50.000 volume arsip dari arsip VOC dimusnahkan, alasannya untuk menghemat biaya penyimpanan.

Pentingnya program preservasi arsip bagi setiap institusi atau lembaga. Suatu institusi wajib menjaga, merawat, memelihara, mengamankan fisik dan informasinya dari segala macam gangguan yang tidak bisa diduga kapan datang terjadinya. Untuk instirtusi yang mobile aktivitasnya tentunya memerlukan arsip-arsip, surat menyurat, walaupun masih berupa arsip dinamis, akan tetapi pada suatu masanya nanti – beberapa dari mereka – akan berubah menjadi arsip inaktif dan stasis.

Jika suatu arsip telah mencapai kondisi inaktif, kondisi ini cukup rentan terhadap kerusakan, karena biasanya arsip inaktif ini sering diletakkan disebarang tempat dalam bentuk yang sudah rusak, kumuh, kotor dan segala macam bentuk lainny. Tidak hanya arsip statis saja yang perlu di preservasi, menunrut hemat saya arsip dinamis pun demikian. Malahan untuk kategori arsip dinamis – frekuensi penggunaannya tinggi – dapat dibayangkan setiap kali penggunaannya bisa menimbulkan efek khusus terhadap fisik arsip, misalnya saja karena frekuensi penggunaannya tinggi maka arsip tersebut kemungkinan jadi memudar, berubah warna aslinya, berdaki, atau bahkan mungkin saja sobek.

Dalam suatu instansi/ lembaga jika arsip-arsipnya telah mengalami masa inaktif, sebelum diadakan program penyusutan arsip, ini merupakan masalah yang cukup rentan karena biasanya arsip yang sedang mengalami fase ini dibiarkan begitu saja tanpa terarah, terukur, tidak dikelompokkan dengan subjek yang ada atau sama, dan lebih parahnya lagi dibiarkan secara tidak teratur dalam gudang. Karena akibat frekuensi penggunaannya berkurang, maka keinginan untuk merawat arsip tersebut jadi berkurang.

Pentingnya preservasi arsip disetiap institusi adalah untuk kepentingan jangka panjang institusi tersebut. Mengapa demikian? Karena dengan program preservasi arsip akan dapat dihindari kerusakan yang lebih parah, kehilangan material sekaligus informasinya. Jika arsip dapat tetap dirawat, dipelihara tanpa gangguan apapun, maka dengan arip tersebut pulalah akan dapat dibuat rancangan kebijakan atau kebijakan langsung berpedoman kepada informasi-informasi yang terekam dalam informasi tersebut. Kepentingan institusi di masa yang akan datang dapat terpenuhi, merupakan jembatan langkah-langkah awal untuk masa depan institusi kearah yang lebih baik!

Banyak institusi (swasta maupun pemerintah) sekarang ini, keberadaan arsip memang tidak terlalu menarik untuk diperhatikan. Bisa dicontohkan suatu instansi atau perusahaan yang sedang mendesain/ membangun gedung baru, dapat dipastikan gedung untuk arsip tidak pernah di desain.

Di suati instansi biasanya jenis arsip-arsipnya adalah bermaterialkan kertas, seperti diketahui, dengan media ini, berarti kertas yang dibuat zaman modern sekarang ini rentan sekali dengan zat asam yang yang mudah sekali menimbulkan kerusakan pada kertas. Debu yang banyak pada saat arsip disimpan, pencahayaan sinar matahari dan sinar lampu secara langsung, kelembaban dan temperature serta factor serangga, jamur merupakan kendala utama bagi arsip bermaterialkan kertas. Mengetahui masalah-masalah diatas perlunya dilakukan control dan antisipasi terhadap deteriorasi dan melakukan deasidifikasi terhadap arsip bermaterialkan kertas. Seiring dengan kemajuan teknologi abad sekarang ini memungkinkan pula untuk dilakukan alih media, dalam upaya penyelamatan arsip-arsip yang sudah rusak!

Ira A. Penn dalam bukunya berjudul Records Management Hanbook, 1989 hal. 226, mengungkapkan “Preservasi bukan hanya sekedar hal-hal penyelamatan bahan arsip belaka atau hanya merupakan kegiatan yang biasa saja, akan tetapi meupakan sebuah tindakan terprogram, terencana secara matang, memerlukan orang-orang yang mengetahui betapa pentingnya arsip bagi organisasi, masyarakat serta Negara, mengetahui seluk beluk preservasi, serta memerlukan teknik-teknik dalam menjalankan program tersebut. Bahwa sebenarnya teknik-teknik preservasi adalah sangat spesifik dari sekedar penyediaan perlengkapan dan lingkungan yang pantas, meskipun hal ini sangat penting untuk ukuran preservasi".

-------------------------------------------------------------------------------------