Siklus Hidup Arsip (Life Cycle of Records)

Dasril Iteza - Siklus hidup Arsip merupakan konsep penting dalam Records Management. Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hipup sebelum disusutkan/ dimusnahkan. Lamanya siklus hidup bervariasi. Sebagai contoh, sebuah siklus hidup dapat sesingkat nol (0) hari, atau siklus hidup tidak boleh memiliki akhir yang ditetapkan. Masing-masing tahap siklus kehidupan berlangsung selama jangka waktu tertentu dan menunjukkan suatu kegiatan pengelolaan catatan khusus bahwa administrator arsip kinerja di awal atau di akhir fase. Bersama-sama, meliputi tahapan durasi siklus hidup.

Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan, skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk pengambilan keptusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai langsung, catatan data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsip tersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan, ditransfer, diarsipkan atau dihancurkan.

Memahami konsep "Record"

Arsip (atau Records) terdiri dari informasi yang dibuat, diterima dan dipelihara sebagai bukti kegiatan. The International Council on Archives (ICA) mendefinisikan records sebagai “recorded information produced or received in the initiation, conduct or completion of an institutional or individual activity and that comprises content, context and structure sufficient to provide evidence of the activity. While the definition of a record is often identified strongly with a document, a record can be either a tangible object or digital information which has value to an organization”

Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip seperti yang dijabarkan dalam pasal 1 ayat 2 undang-undang tersebut adalah Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip sering kali terdiri dari dokumen, tetapi mereka juga dapat berisi bentuk konten lainnya, seperti foto, cetak biru, peta, file audio atau bahkan halaman Web. Akte kelahiran, foto medis sinar-x, dokumen office, database, data aplikasi dan e-mail yang merupakan contoh arsip.

Gagasan arsip disertai dengan lebih banyak makna daripada sebuah dokumen: dokumen hanyalah rekaman sebuah sarana informasi, sedangkan pengertian tentang records (arsip) meliputi peran memainkan dokumen yang mendasari dalam suatu organisasi dari waktu ke waktu, hubungan peserta dalam masyarakat harus terekam, dan hubungan antara records dengan records lain.

Siklus atau daur hidup arsip didasarkan pada gagasan bahwa arsip menjadi kurang penting seiring berjalannya waktu. 90% dari penggunaan arsip berlangsung selama 90 hari pertama setelah diciptakan. Secara teori siklus hidup arsip ada beberapa tahap dan saya akan mengambil konsep daur hidup arsip dari beberapa ahli dalam bidang masalah kearsipan, yang memiliki konsep daur hidup arsip. Daur hidup arsip dengan kata lain juga punya kehidupan yang sama dengan organisme biologis, beberapa ahli kearsipan tersebut saya utarakan diantaranya adalah:

Phase Siklus Hidup Arsip

Menurut Suzan Z. Diamond, arsip itu memiliki empat tahap kehidupan, yaitu : (1). first is creation, when pen is put on the paper data are generated by a computer or information is captured on film tape or any other medium, (2). Active Use, which can range from a few days for several yeasrs. During this period, user frequently reference the records, so they need quick access, (3). The third period on the cycle is inactive, when the records in storage, (4). The final stage in the cycle is destruction.

Milburn D. Smith III, menurutnya daur hidup arsip juga ada empat dengan penjelasan sebagai berikut: (1). The first phases of records life cycle is generation or creation. In the phase, document are produced in the form of letters, report forms, or statistics. They are stored on a variety of media, either electronic, papers, voice/ video, or microfilm, (2). Second phase active use, then it is received or produced by the department that will use it, it has to be classified and filed to ensure easy access, (3). The third phase is semi active or archival use, (4). The final phase is destruction.

Berbeda dengan dua ahli diatas, Minna M. Johnson dan Norman F. Kallaus, membagi kedalam tujuh phase yaitu: (1). Creatin, (2). Classification, (3). Storage, (4). Retrieval, (5). Purging or Retention, (6). Transfer, (7). Archival Storage or Disposition.

Michael Roper justru membaginya hanya kedalam tiga phase yaitu: (1). Creation, (2). Use and maintenance, (3). Disposal.

Mengapa Siklus Hidup Arsip Penting Untuk Manajamen Kearsipan?

Records manajemen adalah sebuah cabang khusus dari pengelolaan dokumen yang berhubungan dengan informasi yang melayani sebagai bukti dari sebuah organisasi kegiatan bisnis. Records manajemen mencakup seperangkat praktek-praktek yang diakui berkaitan dengan siklus hidup informasi, seperti mengidentifikasi, mengklasifikasi, pengarsipan, melestarikan dan menghancurkan catatan. ISO 15489: 2001 standard mendefinisikan sebagai "bidang manajemen yang bertanggung jawab atas kontrol yang efisien dan sistematis dari penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi catatan, termasuk proses untuk menangkap dan mempertahankan bukti dan informasi tentang kegiatan usaha dan transaksi dalam bentuk recods. "

Dictionary of Archival Terminology, Records Management diartikan sebagai berikut “that area of general administrative management concerned with achieving economy and efficiency in the creation, maintenance, use and disposal of record(s)”.

Aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah untuk penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyimpanan, pencarian, disposisi, dan pelestarian direkam segala bentuk informasi yang dihasilkan oleh sebuah organisasi dalam menjalankan operasinya.

Sistem merupakan totalitas komponen yang terdiri dari sub komponen – sub komponen yang saling berkaitan dan saling menentukan sehingga membentuk kebulatan yang terpadu (FX. Soedjadi, O & M Penunjang Berhasilnya Proses Manajemen, 1988, hal 84). Jadi, sebagai system, kearsipan itu merupakan suatu totalitas didalamnya terdapat tata kerja dan prosedur kerja yang sifatnya tertentu dalam totalitas pola. System kearsipan dalam totalitas pola itu disebut sebagai Records Management atau Manajemen Kearsipan.

Siklus hidup merupakan titik awal untuk pembuatan sebuah program pengelolaan arsip. Tanpa hal itu, program pengelolaan arsip (records) tidak akan dikelola atau tidak akan berjalan dengan baik. Tools, sistim, dan prosedur yang dikembangkan untuk mengelola setiap fase siklus kehidupan. Sebagai contoh, file rencana dan sistem pelacakan membantu mengelola arsip aktif dan semi-aktif. Sebuah jadwal retensi adalah alat yang mengatur pergerakan catatan dari satu fase ke yang berikutnya. (Dari berbagai sumber)

-------------------------------------------------------------------------------------