Perbedaan Arsip Dengan Sumber Informasi Lainnya

Dasril Iteza – Perbedaan Arsip Dengan Sumber Infromasi Lainnya - Umumnya, arsip dibedakan dengan jenis informasi lainnya seperti perpustakaan dan museum. Ada beberapa elemen yang dapat membantu kita untuk membedakan arsip dengan jenis-jenis informasi ini, seperti fungsi, sasaran, akses, konten, cara mendapatkan, pengelolaan, pengguna (users), perizinan untuk mengakses, ketersediaan dan cara mengakses, prosedur peminjaman, profesi, kualifikasi pendidikan, serta masalah yang dihadapi dalam profesi tersebut (Pederson, 2000).

Pertanyaan yang timbul bagi masing-masing jenis informasi ini adlah mengapa kita harus memiliki informasi arsip, perpustakaan, atau museum? Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa arsip dipergunakan dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan transaksi bisnis organisasi pemerintahan, swasta ataupun perorangan, sehingga arsip dinamis diciptakan untuk merekam, megorganisasikan dan memelihara kegiatan organisasi. Kemudaian saat memasuki masa statis, arsip digunakan untuk merekonstruksi, mengorganisasikan pengelolaan memori personal institusi dan social masyarakat yang berjangka panjang.

Sementara itu, bahan-bahan didalam perpustkaan diciptakan untuk mendukung pengalihan kebudayaan dan melanjutkan kebudayaan tersebut melalui kegiatan atau gerakan yang mendukung peningkatan kemampuan menulis dan membaca serta kegiatan pendidikan, baik formal maupun non-formal. Sedangkan informasi yang terekam dalam bahan-bahan material yang disimpan di museum dapat digunakan untuk mendokumentasikan serta memberikan gambaran mengenai suatu pengertian dan penghargaan terhadap kegiatan manusia dalam kehidupan dan pekerjaan di dunia ini.

Lalu sasaran apa yang ingin dicapai dengan menciptakan, menggunakan, dan memelihara informasi tersebut? Dalam dunia kearsipan dan program recordkeeping yang ekonomis dan efisien dakan memberikan apa saja yang dibutuhkan untuk memenuhi kewajiban hokum dan bisnis. Lebih jauh lagi, program yang efisien dan ekonomis itu akan menjamin adanya bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban organisasi dan sosial masyarakat.

Sasaran diciptakannya bahan pustaka adalah untuk menyediakan akses bagi users (pengguna) untuk mencapai sumber informasi yang sesuai minatnya dan telah dipublikasikan. Penciptaan bahan-bahan informasi yang dikoleksi dan disimpan di museum dimaksudkan untuk didokumentasikan dan diinterpretasikan keberadaannya.

Pertanyaan berikutnya adalah mengenai mengapa kita ingin menemukan informasi atau mengakses informasi tesebut? Menemukan kembali informasi yang terekam dalam arsip digunakan untuk melaksanakan tugas dalam rangka mencapai tujuan-tujuan dalam bisnis dan organisasi. Bagi pengguna diluar insatansi pencipta arsip, mendapatkan informasi arsip statis dimaksudkan untuk melakukan penelitian mengenai bukti-bukti kegiatan dan transaksi mas lalu, baik untuk kepentingan studi maupun hanya untuk kesenangan semata.

Pengguna bahan-bahan pustaka ingin mendapatkan informasi atau membaca sumber informasi yang dipublikasikan itu selain untuk mencapai tujuan pendidikan dan kebudayaan juga untuk kepentingan pribadi. Membaca bahan-bahan pustaka dapat pula dilakukan karena pengguna mempunyai minat besar terhadap bidang tertentu, atau hanya sekedar sebagai alat untuk rekreasi atau penyegaran. Demikian pula halnya dengan alasan pengguna untuk mendapatkan informasi melalui materi yang tersimpan di museum, yaitu untuk tujuan meraih tujuan pendidikan dan pribadi, minat atau perhatian terhadap salah satu bidang atau untuk berekreasi.

Informasi apa yang dikandung dalam bahan-bahan arsip, pustaka serta museum? Arsip dalam segala bentuk diperlukan untuk mendukung kegaiatan bisnis yang sedang dilaksanakan dan sesuai dengan hokum yang berlaku, serta memiliki nilai guna kebudayaan dan organisasional bagi arsip yang memiliki nilai guna jangka panjang. Sedangkan bahan-bahan pustaka mengandung interpretasi kehidupan dan pengalaman manusia didunia yang dipublikasikan secara luas. Adapun materi museum berisi objek material tertentu yang diproduksi oleh alam dan sebagai hasil dari kegiatan manusia.

Bagaimana jenis-jenis informasi tersebut didapat? Arsip dinamis diciptakan dan diterima segai hasil dari kegiatan bisnis. Arsip statis diperoleh karena adanya pemindahan arsip dari organisasi pencipta, pemberian atau donasi serta pembelian. Perolehan bahan-bahan pustaka sebagian besar dilakukan melalui pembelian, serta sisanya didapat melauli donasi. Untuk bahan-bahan museum, koleksi tersebut diperoleh dari pemberian (donasi) atau pemberian.

Bagaimana cara pengelolaan dan pengorganisasian bahan-bahan arsip, pustaka dan museum? Pengolahan arsip dinamis misalnya yang berbentuk kertas, microform dan elektronik dilakukan melalui klasifikasi dan pembuatan indeks dengan menggunakan istilah (term) yang disesuaikan dengan bisnis yang ada, mencakup informasi mengenai tanggal, nomor, pencipta, format/ bentuk arsip dan karakteristik bisnis. Pendadaftaran arsip dinamis tersebut dilakukan untuk mempermudah dan mempercepat penemuan kembali informasinya. Arsip tersebut disimpan di rak-rak dan dikelola didalam gedung penyimpan.

Tidak berbeda dengan arsip dinamis, arsip statis dalam semua bentuk diidentifikasikan kedalam sistem control arsip yang menyediakan petunjuk kepada pengguna untuk mengakses informasi tersebut. Kata-kata kunci yang ada, dapat berupa tanggal, nomor, pencipta, format bentuk arsip, fungsi bisnis, karakteristik transaksi dan peristiwa. Arsip statis juga disimpan di rak-rak dan dikelola didalam gedung penyimpanan.

Pengaturan dan pengelolaan bahan pustaka dilakukan dengan cara membuatkan catalog berdasarkan subjek, pengarang dan judul dengan menggunakan sistim klasifikasi standar internasional seperti Library of Congress atau Dewey Decimal Classification (DDC). Penyimpanan bahan pustaka dalam rak juga dilakukan sesuai klasifikasi yang ada. Sementara, materi museum diperlihatkan dan diinterpretasikan melalui pameran-pameran. Materi-materi yang tidak dipamerkan disimpan dan didaftar dengan menggunakan sistim pendaftaran museum.

Siapa pengguna materi-materi tersebut? Arsip dinamis digunakan hanya untuk kepentingan organisasi penciptanya dalam rangka pelaksanaan tugas/ bisnis. Sementara organisasi diluar pencipta termasuk peneliti, atau masyarakat umum dapat memanfaatkan arsip statis untuk bahan penelitian atau penelusuran sejarah lainnya. Pemanfaatan bahan-bahan perpustakaan dapat dilakukan oleh setiap orang, seperti halnya bahan-bahan museum. Namun apabila organisasi perpustakaan atau museum itu didirikan untuk kepentingan organisasi utamanya (parent organisation), maka umumnya ada keterbatasan bagi masyarakat umum untuk mengaksesnya. Artinya, materi-materi tersebut lebih banyak dimanfaatkan oleh staf organisasi tersebut.

Berkaitan dengan pemanfaatan materi, apakah ada izin khusus untuk mengaksesnya? Dalam dunia kearsipan, baik arsip dinamis maupun arsip statis, ada peraturan administrasi dan hukum yang mengatur siapa yang boleh mengakses arsip-arsip tersebut. Kewenangan yang diatur dalam peraturan tersebut berkaitan dengan tanggungjawab penggunanya. Izin untuk mengakses bahan pustaka berhubungan dengan peraturan hak cipta (copyright). Pengguna diharuskan untuk mematuhi peraturan tersebut apabila ingin menggunakan bahan pustaka untuk kepentingan penulisan. Namun masyarakat tidak memerlukan izin khusus apabila ingin ingin menyaksikan pameran koleksi museum. Izin tersebut diperlukan apabila orang ingin mengakses bahan museum yang tidak dipamerkan.

Apa bahan-bahan tersebut siap diakses dan tersedia setiap saat? Untuk arsip dinamis, arsip selau tersedia dan dapat diakses hanya oleh arsiparis pengelola arsip dan staf/ pejabat lain yang berwenang. Arsip statis tidak selalu siap sedia untuk diakses. Hanya arsip yang sering digunakan yang tersedia untuk sementara waktu. Karena masyarakat tidak memiliki akses langsung pada tempat penyimapanan dan lokasinya yang terpisah dengan ruang layanan informasi, maka pencarian materi dialakukan oleh staf dan memerlukan waktu untuk menemukannya kembali.

Pada umumnya masyarakat dapat langsung mencari dan menyeleksi bahan-bahan pustaka yang diperlukan di tempat penyimpanan (rak-rak buku/ majalah). Beberapa perpustakan memberikan pelayanan pencarian bahan-bahan oleh staf apabila materi tersebut terletak dilokasi yang berbeda atau dilakukan peminjaman antar perpustakaan. Sementara, pameran koleksi museum hanya menampilkan sebagian dari koleksi yang ada. Bahan-bahan dilokasi penyimpanan meungkin tersedia hanya untuk konsultasi yang diberikan oleh staf professional.

Bagaimana dengan prosedur peminjaman? Apakah pengguna dapat membawa materi tersebut keluar lokasi penyimpanannya? Arsip dinamis dapat ditransfer pada staf/ pejabat yang berwenang untuk waktu tertentu. Tidak demikian dengan arsip statis yang tidak dapat dibawa keluar dari organisasi penyimpannya. Arsip hanya dapat dibaca dan dimanfaatkan didalam organisasi tersebut. Bahan-bahan perpustakaan umumnya dapat dipinjam keluar, meski ada perpustakaan yang tidak memberikan izin untuk itu. Untuk koleksi museum, tidak dapat dipinjam keluar.

Kearsipan, Perpustakaan dan Museum dikelola oleh professional. Apa sebutan profesi dari masing-masing disiplin ilmu tersebut? Di Indonesia, orang yang berkecimpung dalam dunia kearsipan, baik dinamis maupun statis disebut Arsiparis. Pustakawan adalah orang yang bekerja di perpustakaan. Orang yang bekerja mengurus benda-benda museum disebut Kurator.

Masalah atau isu apa saja yang dihadapi Arsiparis, Pustakawan dan Kurator, terlebih dengan datangnya era informasi ini? Arsiparis yang bekerja dilingkungan arsip dinamis akan menemukan problem mengenai keutuhan arsip, kerahasiaan, keamanan, sistim yang reliable dan efektif, pengawasan risiko dan biaya; akses yang efektif dan layanan penemuan kembali untuk mendukung kebutuhan keuangan, hukum dan administrasi, serta perubahan teknologi.

Arsiparis yang bekerja dilingkungan arsip statis menemukan isu-isu tentang etika, privasi, kebebasan mendapatkan informasi, kerahasiaan hak cipta, keutuhan arsip dan otensitas, pertanggungjawaban keamanan dan pemeliharaan; kelangsungan kebudayaan, perubahan teknologi, kelangsungan akesibilitas, pengertian publik dan pendanaan.

Pustakawan dilingkungan perpustakaan memiliki problem diantaranya yaitu kebebasan dan kesamaan hak untuk mengakses informasi, pengemasan informasi dalam format elektronik; perubahan teknologi dan pendanaan. Terkahir, Kurator akan menemukan isu-isu yang berkaitan dengan keutuhan dan keaslian objek, pemeliharaan dan pengamanan, pertanggungjawaban, kelangsungan kebudayaan, perubahan teknologi, kelangsungan akesibilitas dan pendanaan. (Oleh: Dasril Iteza – Disarikan dari berbagai sumber).

#SalamArsip

-------------------------------------------------------------------------------------