Alasan Merekam Informasi

Informasi terekam dan rekaman informasi jika kita generalkan bisa disebut sebagai arsip. Apa itu arsip, saya membuat berbagai pengertian dengan referensi berbagai sumber :

Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno, Archeon, Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaios yang berarti kuno, archaic, architect, archaeology, archive dan arsip. Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab di indera dengar kita, disamping juga sudah cukup tua umur kemunculannya.

Arsip menurut Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Dari pengertian diatas jelas bahwa sengaja maupaun tidak, arsip tersebut informasinya pasti terekam dan pasti akan dibuatkan rekaman informasinya dalam berbagai media seperti yang tertuang dalam dalam pasal 1 ayat 2 undang-undang tersebut diatas dan bisa dipergunakan dalam berbagai kepentingan.

Mengapa kita merekam informasi? Mengapa lembaga merekam informasi? Dan mengapa orang serta untuk apa dan apa alasannya lembaga atau organisasi (pemerintah dan swasta, politik, kependidikan dan organisasi-organisasi lainnya) merekam informasi?

Sulistyo-Basuki [2003], mengemukakan beberapa alasan mengapa kita perlu merekam informasi :

Pertama adalah alasan pribadi, hal ini dilakukan karena dapat bermakna kehidupan pribadi dalam keluarga. Orang menulis biografi atau diary adalah untuk alasan pribadi sebagai penginggat pada masa yang akan dating.

Alasan yang kedua adalah, untuk alasan social. Hal ini dikarenakan manusia tidak bisa hidup sendiri. Manusia hidup dalam kelompok. manusia merupakan bagian dari kelompok sosial bersama yang berdasarkan minat bersama dan nantinya akan menghasilkan catatan atau rekaman kegiatan mereka, baik itu sebagai perorangan maupun bagian dari organisasi social.

Yang ketiga adalah alasan ekonomis. Seseorang atau sebuah badan yang memperoleh uang, mengelola dan membelanjakannya akan menghasilkan data terekam yang berguna bagi perorangan atau perusahaan ataupun badan korporasi, untuk skala kepentingan pribadi atau kolektif. Rekaman tersebut perlu untuk mengetahui jumlah dana yang masih ada, pengeluaran yang telah dilakukan, sejumlah uang yang masih dipinjam, uang yang ditanam di perusahaan lain, uang yang berada pada bank dan seterusnya.

Alasan yang keempat adalah alasan hukum. Misalnya surat kontrak dengan pembangunan, kontrak rumah, serta bukti kewarganegaraan merupakan dokumntasi terekam dalam hubungan social yang berlangsung dalam konteks system hukum sebentuk tatanan masyarakat. Rekaman tertulis yang dihasilkan atau dikumpulkan oleh pengadilan, merupakan informasi terekam yang berkaitan dengan alasan huku.

Yang kelima adalah alasan instrumental. Misalnya blue print yang ketika dibuat sudah ada tujuan instrumental. Sejak semuala, gambar arsitektur dibuat untuk tujuan instrumental, walaupun dikemudian hari tujuan tersebut sudah berubah. Hal ini merupakan selain dokumen atau rekaman memiliki fungsi, namun banyak juga diantaranya memiliki tugas tertentu.

Alasan yang keenam adalah alasan simbolis, misalnya pada Beberapa universitas di eropa dan Beberapa di Amerika, ijazah yang dikeluarkan dan ditulis dalam bahasa latin, yang mungkin tidak dipahami oleh si penerima. Ijazah tersebut merupakan symbol keberhasilan seseorang mencapai keberhasilan jenjan akademis.

Yang ketujuh sekaligus alasan terakhir mengapa merekam informasi adalah alasan untuk mengembangkan ilmu pengetahuan. Misalnya ilmuan yang melakukan penelitian akan menyebarkan hasil penelitiannya kepada orang lain dalam bentul informasi terekam. Informasi tersebut akan berguna bagi peneliti lain yang ingin melakukan penelitian sejenis. Ilmu pengetahuan merupakan kulminasi dari pengetahuan lainnya dan kulminasi ini diwujudkan dalam bentuk informasi terekam.

Demikianlah Beberapa alasan mengapa manusia merekam informasi. Namun dalam tingkatan yang paling sederhana sekaligus mendasar, alasan manusia merekam informasi dikarenakan otak manusia itu ada batasannya, memori manusia itu ada limitnya. Manusia tidak bisa untuk mengingat keseluruhan peristiwa yang terjadi pada dirinya, pada organisasi yang diikutinya. Oleh karena itulah manusia merekam informasi yang terwujud dalam informasi yang terekam (arsip) sebagai pengingat, apabila diperlukan dikemudian hari.

-------------------------------------------------------------------------------------