Hakikat Pengelolaan Arsip

Kita mulai dari surat menyurat, persuratan atau naskah dinas. Sebenarnya, kalau kita berbicara tentang persuratan, maka persuratan merupakan bagian dari pembicaraan tentang kearsipan. Surat dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Permasalahannya saat ini adalah melekatnya persepsi yang salah tentang Arsip. Akibat persepsi yang kurang tepat ini Arsip mengalami degradasi baik pemahaman, maupun lingkup tentang Arsip itu sendiri, yang pada gilirannya mengesampingkan citra kearsipan dalam gegap gempitanya informasi. Lebih dari itu ketidaktepatan ini menimbulkan dampak yang menyangkut pengorganisasian, sumber daya manusia, alokasi anggaran suatu instansi/ organisasi, dan kebijakan lain dalam pengelolaan arsip. Hal ini dapat dimengerti karena dalam perencanaan pemberdayaan Arsip bertumpu pada lingkup pengertian Arsip ini.

Hal yang paling merisaukan adalah Arsip belum mampu memainkan fungsi dan peranannya secara optimal sebagai bahan dasar manajemen, baik dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan. Tidak jarang tingkat pengamanan terhadap Arsip yang memiliki informasi yang sangat penting sering bocor. Kebijakan pimpinan terhadap suatu kasus kadang sudah diketahui oleh pihak yang tidak memiliki otoritas. Sisi lain, sering terjadi kesulitan dalam menemukan kembali Arsip ketika dibutuhkan oleh “decision maker” – sang pengambil keputusan!

Untuk mewujudkan Tata Kearsipan, termasuk didalam pengertian ini tata persuratan dan pengurusan surat, yang mampu mendukung tugas-tugas pucuk pimpinan kiranya perlu diketahui hakekat dari pengelolaan Arsip dalam konteks Tata Kearsipan Dinamis secara logis dan sistematis. Pada hakekatnya arsip bukan sekedar tumpukan surat-surat “yang telah using” atau sekedar pertinggal. Secara sederhana Arsip dapat dipahami sebagai rekaman kegiatan atau informasi terekam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal I ayat 2 menyebutkan pengertian Arsip sebagai berikut :

”Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dapat dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.”

Sebagai rekaman informasi atau rekaman peristiwa atau rekaman kegiatan, Arsip sewaktu-waktu diperlukan untuk kepentingan administrasi maupun keperluan lain harus dapat ditemukan dengan cepat, tepat dan lengkap. Untuk mencapai fungsi yang demikian diperlukan suatu sistem pengelolaan yang baik, sumber daya manusia yang professional, pengoraganisasian yang mantap dan anggaran yang memadai. Dalam tata kearsipan dinamis terdapat tahapan hidup Arsip yaitu tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta tahap penyusutan (dikenal dengan nama daur hidup arsip – life cycle of the records)

Tahap penciptaan meliputi beberapa sub, yaitu desain formulir, manajemen formulir, tata persuratan, manajemen formulir tata persuratan, manajemen pelaporan, sistem informasi manajemen dan sebagainya. Tahap penggunaan dan pemeliharaan meliputi filing system, penemuan kembali, pengurusan surat, program Arsip vital dan pengelolaan pusat Arsip; sedangkan tahap penyusutan meluiputi, identifikasi dan deskripsi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, Penilaian Arsip, Pemindahan Arsip, Pemusnahan Arsip dan penyerahan Arsip.

Dari ketiga tahapan tersebut terlihat bahwa optimalisasi peran kearsipan melalui pengelolaan Arsip yang benar ternyata cukup kompleks. Dalam rangka efektifitas dan efisiensi pengelolaan Arsip agar mampu memiliki daya dukung bagi manajemen harus diawali dari tahap awal.

-------------------------------------------------------------------------------------