Arsip dan Sistem Informasi Manajemen

Setiap kegiatan diperlukan bantuan data. Demikian juga dalam pengambilan keputusan yang lebih popular dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM). Tersedianya data yang lengkap dan acceseble akan menghasilkan pengambilan keputusan secara efektif dan efisien. Dalam penyelenggaraaan SIM, data diolah menjadi informasi. Informasi menjadi bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan. Keputusan tersebut selanjutnya dijabarkan dalam bentuk program atau kegiatan. Sistem informasi manajemen adalah suatu sitem yang mengintregrasikan berbagai jenis data mengenai berbagai macam kegiatan dalam rangka membantu pimpinan atau manajemen melakukan pengambilan keputusan.

Pada sistem tersebut cara pengelolaan data menjadi informasi sangat tergantung pada tujuan dari keputusan yang akan dihasilkan. Sesuai dengan namanya maka SIM didukung oleh komponen “sistem informasi” dan “manajemen”. Sistem disini diartikan sebagai suatu mekanisme yang mengatur data mulai dari pengumpulan, pemelihan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, penyajian, pendistribusian kepada manajemen atau pengambilan keputusan. Sistem tersebut juga mengatus segala hubungan yang saling mendukung dari berbagai komponen dan fungsi kegiatan yang ada pada suatu organisasi.

Informasi adalah data yang sudah diolah sesuai dengan kebutuhan pengambilan keputusan. Manajenam dalam konteks ini adalah para pimpinan yang bertugas membuat keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksnaan dan pengawasan dari masing-masing fungsi yang ada di suatu organisasi, baik pada top management, middle management, maupun supervisor. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa Sistim Informasi Manajemen adalah sistim yang dapat menghasilkan informasi yang siap untuk digunakan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan.

Dalam kaitannya dengan Sistem Informasi Manajemen, arsip dalam berbagai bentuk, jenis dan tingkat fungsionalnya, merupakan salah satu sumber data. Efektifitas dan efisiensi Arsip dalam peran dan fungsinya sangat tergantung dari manajemen kearsipan yang diterapkan. Dalam hal ini setiap sub-sistem dalam tahapan hidup Arsip akan mempengaruhi tingkat efisiensi dan efektifitas Arsip dalam mendukung manajemen.

Saat ini informasi merupakan tolak ukur kemajuan peradaban suatu bangsa. Ketersediaan informasi sangat menentukan kelancaran manajemen. Salah satu sumber informasi penting adalah arsip. Arsip memiliki berbagai bentuk yang secara prinsip merupakan informasi yang terekam. Dengan arsip jugalah kita dapat mengetahui alasan sebenarnya mengapa kita merekam informasi!

Dalam rangka mengoptimalkan daya dukung terhadap manajemen, khususnya dalam pengambilan keputusan, perlu pengelolaan arsip secara sistematis, yang dilakukan sejak tahap penciptaan, penggunaan dan pemerliharaan dan tahap penciptaan, dan tahap penyusutan. arsip yang dikelola secara baik, benar dan sistematis akan memungkinkan tersedianya informasi yang lengkap, dalam waktu cepat, serta pengguna maupun informasi yang tepat.

Terciptanya pengelolaan yang baik harus di dukung oleh berbagai elemen dalam suatu organisasi. Selain itu juga harus didukung Sumber Daya Manusia (SDM) yang professional, anggaran yang memadai, sarana dan prasarana yang standar, serta sistem yang baku, aplikatif dan efisien. Selain itu perkembangan teknologi informasi merupakan tantangan yang harus diikuti oleh bidang kearsipan tanpa meninggalkan aspek otentisitas dan keabsahan secara yuridis.

-------------------------------------------------------------------------------------