Faktor Yang Mempengaruhi Seleksi Metode Perlindungan Arsip Vital

Dalam posting terdahulu, saya telah menulis Seleksi Dokumen Arsip Vital. Seleksi tersebut tentunya memiliki berbagai macam kriteria atau faktor yang memperngaruhi. Lalu apa saja faktor-faktor yang memepengaruhinya?

Perlindungan arsip vital pada dasarnya merupakan suatu upaya bagaimana cara arsip yang termasuk kriteria arsip vital dilindungi dari berbagai ancaman, baik rusak maupun hilangnya arsip vital. Sebelum memilih metode perlindungan untuk diterapkan, ada beberapa faktor yang harus diperhatikan yaitu perbandingan antara kemanan dan biaya yang akan dikeluarkan (antara biaya dan ancaman resiko), faktor tersebut yang mempengaruhi seleksi metode perlindungan ada 3 (tiga), yakni:

Pertama, Kebutuhan Aksesibilitas. Memiliki dua hal yang perlu dipertimbangkan yaitu: Akses terhadap informasi dan bentuknya (misal arsip kertas untuk keperntingan hukum), akses atas informasinya, yaitu kepentingan atas informasi yang termuat dalam arsip, hal ini memerlukan alih media kebentuk lain agar informasinya dapat selelau di akses.

Kedua, Lamanya Masa Simpan. Perbedanan panjang pendeknya masa simpan, diman arsip vital yang masa simpannya pendek akan memerlukan metode simpan yang berbeda dengan arsip vital yang memiliki jangka simpan panjang.

Ketiga, Kualitas Fisik Arsip. Media arsip akan menentukan bagaimana arsip akan dilindungi. Contoh: magnetic tape atau microfilm memerlukan perlindungan yang berbeda dengan arsip konvensional (kertas).

-------------------------------------------------------------------------------------