Metode Perlindungan Arsip Vital

Blogger Belitung - Metode Perlindungan terhadap Arsip Vital. Setelah diketahui faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi seleksi metode perlindungan arsip vital, barulah dapat dipilih metode apa saja yang akan diterapkan. Metode perlindungan arsip vital ini tergantung pada media arsipnya. Metode perlindungan arsip vital yang akan ditulis dibawah ini diambil dari apa yang dikemukakan oleh Ira A. Penn, yang meliputi: 1). duplikasi, 2). dispersal dan 3). peralatan khusus, dengan penjelasan sebagai berikut:

Duplikasi, adalah metode perlindungan arsip vital dengan cara menyediakan kopi arsip dari arsip asli. Kalau memilih metode ini, ada Beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:

1). Bentuk duplikasi yang dipilih (copu kertas, mikrofolm, rekaman magnetic dsb). Pemilihan media ini tergantung fasilitas yang tersedia (atau dapat juga menggunakan perusahaan jasa bidang kearsipan). Selanjutnya lakukan analisa:

Apakah user dapat mengakses, adakah ruangan untuk menyimpan kopi kertas, adakah peralatan dan fasilitas untuk menyimpan duplikasi dan adakah peralatan untuk menggandakan.

2). Apakah selama ini sudah ada duplikasi, kalau ada dalam bentuk apa dan dimanakah lokasinya.

3). Kapan duplikasi diciptakan, oleh karena itu perlu control untuk memastikan bahwa duplikasi benar-benar dibuat.

Dispersal, adalah metode perlindungan arsip vital dengan penyebaran rutin atau penyebaran melekat (karena proses kegiatan) diman informasi secara rutin didistribusi kebagian lain, individu ditempat yang berbeda. Hal tersebut memiliki asumsi : bencana yang sama tidak mungkin menimpa ditempat yang berbeda, untuk menjamin ini metode lokasi dispersal disarankan pada lokasi 50 mil. Kantor cabang, kantor pembantu, badan pemerintah adalah contoh yang dapat menerima dispersal. Jika ada bencana pemegang kopi harus segera diberitahu dan diberi informasi agar dapat menyediakan arsip kopi yang dismpannya.

Penyimpanan Dengan Peralatan Khusus, metode perlindungan bagi arsip vital dapat menggunakan alat khusus yang tahan api dan tahan air untuk melindungi dari bahaya seperti almari besai, cabinet tahan api. Secara fisik metode ini layak dan tidak perlu memindah arsip dari kantor.

#SalamArsip

-------------------------------------------------------------------------------------