Dimanakah informasi disimpan? Informasi disimpan dalam arsip

Arsip akan berkumpul secara alami sejalan dengan berputarnya roda organisasi/ lembaga. Suatu perusahaan/ organisasi/ lembaga yang tidak memiliki program manajemen arsip yang terpadu akan mengalami situasi yang problematic yaitu terkumpulnya arsip baik arsip aktif, arsip inaktif, maupun arsip statis dalam suatu ruangan (misalnya filing cabinet, depo/ gudang arsip), dengan demikian permasalahan yang muncul adalah sulitnya menemukan arsip saat diperlukan serta makin sesaknya ruangan penyimpanan arsip!

Ada satu teori yang disampaikan oleh Betty R. Ricks – 1992 yaitu suatu perusahaan sesudah meluncurkan kegiatannya dapat menyisihkan arsip dari unit kerja ke penyimpanan arsip inaktif sebanyak 25%. Dengan demikian, arsip yang benar-benar dianggap aktif hanya 25%-nya!

Arsip yang sebanyak 25% tersebut berisi informasi yang sangat berguna untuk menunjang kegiatan organisasi, baik sebagai pendukung dalam pengambilan keputusan, memperlancar proses kerja, bahan referensi maupun sebagai berkas kerja.

Masih dalam tahun yang sama, Betty R. Ricks juga mengatakan: where is information kept? It is kept on records! (= dimana informasi disimpan? Informasi disimpan dalam arsip). Dengan demikian, informasi merupakan salah satu sumber vital bagi organisasi yang dapat disimpan dalam berbagai bentuk, salah satunya adalah records (= arsip aktif).

Pengelolaan arsip yang baik akan mendukung terciptanya suatu kondisi yang memenuhi standard mutu dibidang administrasi atau manajemen terutama di bidang records management, disamping juga akan mendukung terciptanya efektivitas serta efisiensi suatu organisasi/ institusi. Ini sebagaimana diisyaratkan oleh STANDARD ISO No. 15489 tentang Records Management bahwa pengelolaan arsip yang baik akan memungkinkan organisasi untuk:

1). Melaksanakan kegiatan/ bisnis secara teratur, efisien dan dapat dipertanggung-jawabkan;

2). Memberikan pelayanan secara konsisten dan adil;

3). Mendukung dan mendokumentasikan perumusan kebijaksanaan dan proses pengambilan keputusan;

4). Mendukung terciptanya konsitensi, kontinuitas dan produktivitas dalam administrasi dan manajemen;

5). Memudahkan pelaksanaan secara efektif disuatu organisasi/ institusi;

6). Menjamin tetap berlangsungnya suatu kegiatan meskipun terdapat bencana;

7). Memberikan perlindungan dan dukungan hokum, termasuk manajemen risiko;

8). Melindungi kepentingan organisasi dan hak-hak pegawai, klien dan stakeholder (pihak-pihak yang berkepentingan), saat ini maupun saat yang akan datang;

Arsip sebagai bagian dari suatu siklus hidup atau tahapan dari suatu pengelolaan arsip secara utuh merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari records management, sehingga pengelolaan arsip akan mendukung terciptanya kondisi sebagaimana yang disebutkan diatas!

Baca juga: Alasan Merekam Informasi

-------------------------------------------------------------------------------------