Ephemera : Arsip atau Bukan?

Ephemera merupakan istilah yang digunakan oleh Arsiparis untuk menggambarkan berbagai macam materi, biasanya dicetak (dibuat) untuk jangka waktu pendek atau sementara. Ada pertanyaan penting bagi Asiparis untuk menyatakan apakah Ephemera atau bukan untuk dipandang sebagai arsip. Hal ini karena Ephemera tidak menumpuk secara alami dalam jenis proses organic seperti arsip biasanya (formal). Secara klasik, ephemera terkait dengan arsip. Kiranya sulit untuk menganggap ephemera sebagai arsip menurut sifat dasarnya. Namun ephemera bisa menjadi suatu bagian koleksi arsip yang bermanfaat dengan cara sebagai berikut: (1). Melalui kehadirannya dalam file atau arsip lain, (2). Dalam master seperangkat materi ephemera, semacam poster, (3). Melalui koleksi oleh arsiparis sebagai bagian dari program dokumentasi.

Adapun karakteristik ephemera adalah (1). Biasanya diciptakan dalam jangka waktu pendek atau dengan maksud sementara, (2). Seringkali dianggap barang buangan yang dibuang begitu saja (3). Biasanya dicetak atau di fotocopy (4). Bentuknya seringkali kecil, dokumen tunggal (single) atau benda. Contoh ephemera dalam bentuk kertas: tiket bus, tiket pesawat, tiket kereta api, leaflets ads, greetings card, post card. Sedangkan contoh ephemera non kertas: emblem, souvenir, vandels dsb.

Bagaimana cara menilai ephemera?

Materi ephemera bisa jadi cakupannya lebih luas dari arsip yang biasanya (arsip formal), pemberian sekilas kehidupan sehari-hari – social, politik, budaya dan nilai-nilai serta suasana suatu zaman. Jadi nilai ephemera ini dalam koleksi arsip sebagaian besar terletak pada kemampuan terhadap perluasan arsip formal yang lebih luas dimana merupakan bagian dari koleksi dengan cara memberikan sudut pandang yang berbeda pada aktivitas yang didokumentasikan. Dimana ephemera tidak berkaitan dengan materi-materi lainnya dengan asal-usul yang sama atau sudah dalam pemeliharaan arsip, nilai arsip ephemera tersebut harus diperiksa dengan lebih teliti. Dalam pemisahan arsip ephemera tersebut bisa jadi memiliki sedikit atau bahkan tidak memiliki nilai sama sekali, khususnya apabila dipertimbangkan berulangkali sumber yang akan dibutuhkan untuk dokumen mereka dalam “finding aids” arsip. Dengan kata lain akumulasi signifikan terkait materi ephemera yang memberikan keaslian dapat menjadi sumber untuk penelitian. Sama halnya ephemera mungkin menjadi kelangsungan hidup arsip yang dianggap remeh atau arsip organisasi yang bersifat sementara. Nah, dalam kasus ini, akuisisi dan retensi dapat diterapkan.

Penilaian juga mengingatkan bahwa ephemera merupakan warna-warni atau sebaliknya dapat disaksikan dan cenderung memiliki daya tarik yang bermacam-macam pada format arsip yang lain. Nilai mereka senagai display dan barang dagangan. Oleh karena itu bisa menjadi factor utama dalam menetapkan retensi.

Penataan dan Pendeskripsian Ephemera

Dengan mendokumentasikan ephemera didalam suatu koleksi arsip membutuhkan arsiparis untuk mengimbangi sejumlah kemampuan yang perlu diperhatikan. Dibanding dengan arsip yang cakupannya lebih luas secara substansial, mungkin tidak ada manfaatnya melakukan sumber yang dibutuhkan untuk deskripsi yang intensif dan meng-index perlunya menjadikan ephemera supaya bisa diakses. Dengan kata lain, tanpa adanya perhatian yang memadai dalam finding aids (temu balik), maka dokumen ephemera yang individual dapat dengan mudah disingkirkan dan dilupakan!

Secara tradisional, arsiparis telah menentukan besarnya subjek “file selebaran/ brosur”. Bagi arsiparis dengan pendekatan semacam ini merusak hubungan antara materi ephemera dalam suatu rangkaian, dan dari asal-usul ephemera atau arsip lain yang ada kaitannya. Hal ini direkomendasikan bahwa sejauh mungkin informasi deskriptif mengenai ephemera terpadu dalam system pengendalian arsip berdasarkan aturan asli dan asal-usul.

Penyimpanan Ephemera

Bermacam-macam format fisik dimana ephemera bisa tampak berarti bila ephemera memberikan sekelompok arsip, dimungkinkan perlu disimpan dalam sejumlah tempat yang berbeda seperti misalnya menyimpan poster-poster dengan arsip. Hal ini perlu dan masuk akal, dimana memberikan bahwa masing-masing penataan disimpan dalam sitem pengendalian lokasi arsip. Dalam penyimpanan arsip sangat alami, ephemera tidak sebanyak mungkin mewarisi pemeliharaan arsip melalui program transfer secara normal dari pada arsip formal.

-------------------------------------------------------------------------------------