Konsep Arsip Aktif

Dasril Iteza - Arsip Aktif menurut ICA: 1988, adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan lembaga/ organisasi. Karena sifatnya yang demikian itu maka arsip disimpan, dikelola ditempat asalnya.

ARMA: 1984 mengartikan arsip yang secara tetap masih dirujuk dan diperlukan untuk kegunaan organisasi “saat ini”. Sedangkan Kennedy: 1998 – seorang ahli kearsipan – memberikan definisi sebagai arsip yang masih sering dirujuk dan ditemukan atau yang berisi innformasi yang sangat berkaitan dengan kegiatan mutakhir organisasi.

Dari beberapa define diatas, dapatlah ditarik kesimpulan bahwa Arsip Aktif mengandung elemen-elemen sebagai berikut:

1). Informasi yang terekam berkaitan dengan kegiatan organisasi/ institusi

2). Sering digunakan untuk mendukung kegiatan organisasi

3). Disimpan dan dikelola oleh unit asal atau unit kerja pencipta arsip

Dengan demikian, dapat diketahui bahwa Arsip Aktif merupakan unsur penting dalam mendukung kelancaran kegiatan, pekerjaan, mendukung proses pengambilan keputusan; maka Arsip Aktif harus selalu siap sedia saat dibutuhkan! Jadi, hal terpenting dalam menyikapi hal diatas adalah:

a). kecepatan;

b). ketepatan penemuan kembali arsip saat diperlukan.

Dalam suatu organisasi – meminjam pemikiran dari Betty R. Ricks: 1992 – Arsip Aktif jumlahnya sekitar 25% dari seluruh arsip yang tercipta, 10% masuk kategori simpan permanen alias Arsip Statis yang artinya tidak boleh dimusnahkan, 30%-nya masuk ke kategori Arsip Inaktif yang harus disimpan dipusat arsip (records center), dan sisanya yang 35% tidak memiliki nilai guna lagi dan harus dimusnahkan.

-------------------------------------------------------------------------------------