Arsip dan Kearsipan

Arsip adalah rekaman peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, kemasyarakatan dan perseorang dalam kehidupan berbangsa dan bernegara.

Pengertian Arsip diatas menandakan bahwa sebegitu luasnya aspek-aspek yang dicapai oleh arsip. Disemua lembaga atau apapun tidak pernah terlepas dari arsip. Sedangkan Kearsipan itu dijabarkan sebagai hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

Dalam kegiatan organisasi tidak lepas dari surat-menyurat dan dokumen sebagai pendukung vital pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan maupun yang diterima. Surat dan dokumen yang disebut arsip tersebut merupakan bahan kerja dalam rangka pencapaian tujuan. Tetapi sampai saat ini masih ada atau bahkan banyak yang kurang perhatian terhadap masalah arsip. Bertumpuknya surat dan dokumen di atas meja kerja dan sekitarnya menjadi pemandangan di sebagian perkantoran, kekhawatiran akan hilangnya surat dan rasa sayang untuk memusnahkan surat, menjadi penyebab menumpuknya surat di atas meja. Kondisi ini menyebabkan kantor menjadi terlihat kotor dan berantakan. Hal ini dikarenakan kurangnya perhatian dan pengetahuan terhadap permasalahan arsip. Jika berkas tersebut dibiarkan, maka akan menimbulkan permasalahan baru; akan diapakan berkas tersebut. dan bahkan akan kesulitan dalam pencarian surat dan dokumen yang diperlukan, dan yang lebih berbahaya lagi hilangnya surat dan dokumen penting. Padahal jika kita menyadari pentingnya arsip, maka kita akan memperlakukan dan menyimpan arsip dengan baik, sehingga permasalahan di atas bisa kita hindari.

Dalam suatu lembaga, kesadaran akan pentingnya arsip harus dimiliki oleh semua karyawan baik atasan maupun bawahan.

Arsip, apapun bentuk dan sifatnya hendaklah dipahami agar bisa diketahui hakikat yang melekat pada arsip.

Karakteristik Arsip. Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip, karakteristik arsip tersebut antara lain :

Otentik, arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik), meliputi; isi, struktur dan konteks. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arip diciptakan/diterima, memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi penciptanya;

Legal, arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

Unik, tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya, dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.

Reliable, keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

Nilai Guna dan Fungsi. Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan penciptanya baik lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. nilai guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada saat sedang berlangsung, tapi berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah kegiatan berlangsung demi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan. Nilai guna primer meliputi nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah/penelitian, dan teknologi.

Sedangkan Nilai guna skunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan lain (bukan pencipta) dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna kebuktian dan informasional.

Arsip juga memiliki fungsi untuk merekam pengalaman, memori, sejarah, penunjang aktifitas administrasi, manajemen dan organsasi, alat pengambil keputusan, bahan bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi baik politik, sosial, maupun budaya.

Kearsipan. Sedangkan Kearsipan itu dijabarkan sebagai hal-hal yang berkenaan dengan arsip, dimana dalam kearsipan itu sendiri dikenal tiga fase yaitu penciptaan/penerimaan, penggunaan, dan penyimpanan/penyusutan, pengertiannya; naskah-naskah dalam bentuk apapun (seperti; surat, formulir, laporan, gambar, microforms, input/output komputer) yang diciptakan/diterima dapat didistribusikan baik internal maupun eksternal; kemudian dipergunakan sebagai alat pengambil keputusan, pendokumentasian merespon berbagai pertanyaan, referensi, atau sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan organisasi; dan setelahnya disimpan jika masih memiliki nilai guna atau disusutkan dengan cara pemusnahan jika sudah tidak diperlukan lagi atau penyerahan kepada lembaga pembina/ penyimpan arsip.

-------------------------------------------------------------------------------------