Arsiparis : Bentuk Profesi Kearsipan

Profesi kearsiapan memang masih merupakan suatu yang baru di Indonesia. Belum banyak yang bisa mengetahuai bahwa seorang Archivist/ Rekord Manajer/ Arsiparis yang mengelola arsip dimana satu dengan yang lainnya memiliki persamaan yaitu sama-sama mengelola arsip, bedanya adalah kriteria arsip yang dikelola.

Arsip saat ini yang non-catatan dari individu-individu, kelompok, lembaga, dan pemerintah yang berisi informasi benilai abadi. Bentuk-bentuk yang direpresentasikan dalam penyimpanan arsip modern mencakup foto, film, video dan rekaman suara, pita komputer, dan video dan optical disk, serta surat-surat, buku harian, dan naskah-naskah lainnya. Arsip adalah produk dari aktivitas sehari-hari yang terekam. Peneliti menggunakannya baik untuk nilai administrasinya dan untuk tujuan lain-lainnya. Di Amerika misalnya, penduduk asli dapat menggunakan arsip untuk menetapkan klaim hukum atas tanah dan hak-hak yang dijamin oleh pemerintah federal dan negara bagian; peneliti menggunakan catatan medis untuk mempelajari pola penyakit; sejarawan dan genealogists mengandalkan sumber arsip untuk menganalisis peristiwa-peristiwa masa lalu untuk merekonstruksi sejarah keluarga dan bisnis yang menggunakan catatan untuk meningkatkan hubungan publik mereka dan untuk mempromosikan produk-produk baru. Singkatnya, manfaat arsip hampir menyentuh semua orang, bahkan bagi mereka yang tidak pernah menggunakan arsip secara langsung.

Apa Yang Dikerjakan. Tugas utama dari seorang archivist adalah untuk membangun dan mempertahankan kendali, baik secara fisik dan intelektual, terlebih arsip yang memiliki nilai abadi (permanent). Pemilahan arsip oleh Archivist, sebuah proses yang memerlukan pemahaman tentang konteks historis di mana catatan diciptakan, maksud dan penggunaannya, dan hubungannya kesumber-sumber lain. Archivist kemudian mengatur dan menjabarkan, sesuai dengan standar dan praktek yang diterima; menjamin pemeliharaan koleksi secara jangka panjang; membantu para peneliti dan mengarahkan rencana dan pameran, publikasi, dan program penjangkauan lainnya untuk memperluas penggunaan koleksi serta untuk mendukung daftar program-program arsip. Semua Archivist, terutama mereka yang memiliki tanggung jawab administrasi, perlu memahami dan menerapkan prinsip-prinsip pengelolaan (manajemen) dalam pekerjaan mereka.

Pekerjaan Archivist berkaitan dengan, tetapi berbeda dari, pekerjaan profesional tertentu lainnya. Pustakawan dan Archivist, misalnya, keduanya mengumpulkan, melestarikan, dan membuat bahan-bahan yang dapat diakses untuk penelitian, tetapi ada perbedaan yang signifikan dalam cara bahan-bahan ini disusun, dijelaskan, dan digunakan. Record Manajer mengontrol sejumlah besar arsip kelembagaan, sebagian besar arsip akhirnya akan dihancurkan, sementara Archivist berkenaan dengan jumlah arsip yang relatif kecil, dianggap cukup penting untuk dipertahankan untuk periode yang panjang dan bahkan abadi (permanent). Kurator museum dan Archivis saling berkaitan satu sama lainya, bedanya kurator museum mengumpulkan, melakukan penelitian, dan menafsirkan sebagian besar benda tiga dimensi, sementara itu Archivist bekerja dengan kertas, film, dan arsip elektronik. Akhirnya, Archivist dan Sejarawan memiliki sebentuk hubungan yang erat; Dimana, Archivist mengidentifikasi, mempertahankan, dan membuat catatan agar dapat diakses untuk digunakan, sedangkan Sejarawan menggunakan arsip catatan untuk penelitian.

Tempat Simpan Arsip. Substansialnya bervariasi dalam sifat dan ruang lingkup dari tempat penyimpanan arsip dalam struktur organisasi penempatan dalam lembaga induknya. Archives berlokasi pusat, daerah provinsi, kabupaten/ kota; sekolah, dan universitas, lembaga-lembaga keagamaan; perusahaan; rumah sakit; museum; serikat buruh; organisasi politik; organisasi kemasyarakatan; perseorangan dan masyarakat histories-dimanapun itu adalah penting untuk mempertahankan arsip milik orang atau organisasi.

Kualifikasi untuk Pekerjaan. Jika ingin berkarir dibidang arsip, banyak universitas-universitas di Indonesia yang menawarkan jenjang pendidikan Kearsipan derajat Diploma III (D-III Kearsipan), misalnya ada Universitas Gadjah Mada (UGM)di Yogyakarta yang memiliki program studi D-III Kearsipan. Universitas Diponegoro (Undip) di Semarang juga memiliki jurusan dan jenjang pendidikan yang sama dengan UGM, serta univeritas-universitas lainnya. Dari Jenjang Diploma III, bisa melanjutkan ke jenjang sarjana, misalnya Jurusan Sejarah, Administrasi Negara serta jurusan lainnya.

Sangat disayangkan memang, sampai tulisan ini saya posting-kan, belum ada satupun universitas di Indonesia ini yang memiliki langsung Jenjang Sarjana Strata I untuk Jurusan Kearsipan. Saya bahkan pernah melakukan kontak dengan salah satu universitas perihal perkembangan akan dibuka atau tidaknya Strata I Kearsipan. Bebarapa alasan tertentu pun dikemukakan, mengapa Jurusan Kearsipan Strata I belum ( tidak sama sekali?) dibentuk! Dan sayapun maklum terhadap penjelasan dari pihak universitas tersebut.

Gaji dan Tunjangan. Gaji, tunjangan, dan kondisi kerja sangat bervariasi, tergantung pada ukuran dan sifat dari lembaga mempekerjakan. Sebagian besar di pemerintahan memiliki Archivist berstatus pegawai negeri. Dan mereka mendapatkan gaji serta tunjangan tiap bulannya yang bervariasi satu dengan lainnya.

Dinegara-negara maju, banyak juga perusahaan swata yang bergerak dalam jasa penyimpanan arsip. Ini tentunya membutuhkan tenaga professional dalam bidang kearsipan untuk berkarir, kemudian mendapatkan gaji dan tunjangan.

-------------------------------------------------------------------------------------