Memilah dan Menyimpan Arsip

Arsip akan berkumpul secara alami sejalan dengan berputarnya roda organisasi. Suatu perusahaan/ lembaga/ instansi yang tidak memiliki program manajemen arsip yang terpadu akan mengalami situasi yang problematic yaitu terkumpulnya arsip baik aktif, inaktif, ataupun statis dalam ruangan (filing cabinet, gudang/ depo arsip dsb) dengan demikian permasalahan yang muncul adalah sulitnya menemukan arsip ketika diperluakan, makin sesaknya ruang penyimpanan arsip/ unit kerja.

Menurut Ricks, 1992, sebuah perusahaan sesudah meluncurkan kegiatannya dapat menyisihkan arsip dari unit kerja ke penyimpanan arsip inaktif sebanyak 75%. Dengan demikian yang benar-benar aktif hanya 25%. Arsip aktif sebanyak 25% tersebut berisi informasi yang sangat berhuna untuk menunjang kegiatan organisasi/ lemgaba/ instansi baik sebagai pendukung dalam pengambilan keputusan, memperlancar proses kerja, bahan referensi maupun sebagai berkas kerja.

Bertumpuknya berkas di meja dan sekitarnya menimbulkan pemandangan yang tidak enak dan tentunya kalau dibiarkan akan merepotkan, mau diapakan tumpukan tersebut. Untuk menghindari hal itu, sebelum menjadi tumpukan-tumpukan hendaknya diadakan pemilahan dan penyimpanan arsip yang harus kita perlakukan sesuai dengan prinsip kearsipan yaitu cepat ditemukan kembali bila diperlukan.

Dalam kearsipan dikenal daur hidup arsip atau Life Cycle of Records yaitu penciptaan/penerimaan, penggunaan, dan penyimpanan/penyusutan, pengertiannya; naskah-naskah dalam bentuk apapun (seperti; surat, formulir, laporan, gambar, microforms, input/output komputer) yang diciptakan/diterima dapat didistribusikan baik internal maupun eksternal; kemudian dipergunakan sebagai alat pengambil keputusan, pendokumentasian merespon berbagai pertanyaan, referensi, atau sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan organisasi; dan setelahnya disimpan jika masih memiliki nilai guna atau disusutkan dengan cara pemusnahan atau penyerahan ke lembaga kearsupan baik pusat (ANRI), provinsi (Badan Arsip Arsip Daerah Provinsi) atau kabupaten (Badan/ Kantor Arsip Daerah Kabupaten) jika sudah tidak diperlukan lagi sebagai arsip statis.

Arsip dibedakan dengan kegunaannya dengan arsip aktif dan inaktif. Untuk menghindari bertumpuknya berkas kita harus memperhatikan kegunaan arsip tersebut dengan cara mengidentifikasikan arsip apakah arsip tersebut masih aktif digunakan sebagai bahan kerja atau sudah masuk menjadi inaktif. Jika masuk kategori aktif hendaknya berkas tersebut diletakkan/disimpan dekat dengan meja atau wilayah kerja kita untuk memudahkan penggunaannya (tersimpan dalam ruangan kerja). Tentunya penyimpanan berdasarkan sistem kearsipan, diantaranya dapat berdasarkan abjad, subyek, numerik, dan kode klasifikasi. Arsip aktif merupakan bagian/unsur penting dalam mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan, dan juga mendukung proses pengambilan keputusan, maka dari itu arsip aktif tersebut harus selalu tersedia pada saat diperlukan.

Arsip aktif yang telah selesai prosesnya dan telah menurun frekuensi pemakaiannya, jika dibiarkan terus, tempat kerja kita akan dipenuhi dengan tumpukan arsip, sehingga aktivitas kerja kita menjadi terganggu. Arsip yang banyak memenuhi meja dan sekitarnya itu kebanyakan adalah arsip inaktif yang masih disimpan di ruangan kerja. Volume arsip terbesar dari suatu organisasi adalah arsip inaktif. Arsip yang telah masuk menjadi kategori inaktif atau volume pemakaian berkurang, jarang, atau bahkan sudah tidak dipergunakan, penyimpanannya harus segera dipisahkan/diserahkan ke unit kearsipan organisasi atau dapat pula dimusnahkan tentunya dengan memperhatikan karakteristik dan nilai guna dari arsip tersebut. Akan lebih baik lagi jika suatu organisasi telah memiliki jadwal retensi arsip. Dengan jadwal retensi arsip umur suatu arsip yang inaktif telah ditentukan dan memuat keterangan arsip tersebut akan diapakan dan dikemanakan selanjutnya.

Dengan demikian jika kita telah memahami arsip, memilah dan menyimpan arsip dengan mengidentifikasikan arsip aktif atau inaktif akan menghindari bertumpuknya arsip di meja dan disekitar raungan kerja yang menimbulkan ketidaknyamanan dalam bekerja. Tentunya bukan hal yang mudah untuk melaksanakannya, semua kembali kepada keinginan niat kita untuk mengadakan perbaikan dan perubahan. Berdasarkan pengalaman, jika kita membiarkan arsip menumpuk sekali saja, maka arsip tersebut akan menjadi tumpukan-tumpukan yang akan memenuhi meja dan ruang kerja, dan akan menimbulkan rasa malas untuk menanganinya. Tumpukan arsip akan bercampur antara yang aktif dengan yang inaktif, sehingga mengakibatkan kesulitan dalam pencarian arsip yang dibutuhkan.

-------------------------------------------------------------------------------------