Perlindungan dan Pengamanan Arsip

Pengertian arsip sebagaimana yang dimaksud dalam Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Dari pengertiannya saja sudah jelas terlihat bahwa apa yang dinamakan arsip tersebut sangat luas dan tidak mutlak berbentuk kertas.

Disini saya mencoba untuk menjabarkan permasalahan apa saja yang dianggap sebagai factor perusak bahkan pemusnah arsip. Apapun bentuknya arsip bisa saja rusak dan atau musnah.

Utamanya faktor perusak dan atau pemusnah arsip itu secara garis besar ada dua macam. Yang pertama yaitu factor yang disebabkan oleh bencana alam seperti gempa bumi, banjir, tsunami, perembasan air laut, longsor, kebakaran, gunung meletus dan lain-lainnya. ( ngat peristiwa tsunami di Aceh Beberapa tahun yang lalu dan juga yang baru-baru ini yaitu gempa Padang, yang kesemuanya itu masuk kategori bencana alam yang menghancurkan segalanya tidak terkecuali arsip-arsip/ dokumen yang tersimpan di badan arsip, perusahaan, lembaga kemasyarakatan, organisasi politik yang di daerah maupun dokumen yang tersimpan pada perorangan).

Faktor yang kedua yaitu oleh manusia sendiri seperti disebabkan karena peperangan, sabotase, pencurian, penyadapan atau unsure sengaja dan kelalaian manusia.

Sebagai tambahan yaitu yang ketiga juga bisa disebut sebagai factor perusak dan atau pemusnah yaitu yang disebabkan oleh jenis hewan seperti rayap, kutu buku dan lain-lain.

Sebelem itu semua terjadi hendaknya kita membuat metode perlindungan arsip misalnya dengan duplikasi/ digitalisasi arsip dengan cara menciptakan duplikat atau backup atau copy arsip dan menyimpan hasil duplikasinya ditempat lain. Disini yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan duplikasi adalah memilih dengan cermat dan teliti bentuk-bentuk duplikasi yang diperlukan, factor biaya yang mampu disediakan juga menjadi sorotan serta aspek efisiensi harus menjadi pertimbangan pokok sehingga setiap langkah jangan sampai terjadi duplikasi yang berulang-ulang. Kalu misalnya sudah pernah diduplikasi, diduplikasi dalam bentuk apa dan dimana lokasinya, seberapa sering duplikasi itu dipergunakan sehingga diketahui jumlah duplikasi yang diperlukan, harus mencatat kapat duplikasi dilaksanakan guna menjamin bahwa duplikasi benar telah dibuat secara lengkap dan terjamin keotentikannya, jika melakukan duplikasi di luar media kertas perlu disiapkan media untuk membaca dan reproduksi informasinya.

Metode duplikasi dapat dilakukan dengan membuat alih media kedalam CD/ DVD ataupun yang paling baru sekarang ini BlueRay. Media tersebut kemudian dibuatkan backup.

Perlindungan arsip dari kerusakan dan kehancuran atau musnah dapat dilakukan dengan penggunaan perlatan penyimpanan khusus seperti almari bersi, filing cabinet tahan api, kedap air dan bebas medan magnet, ini untuk jenis arsip berbasis magnetic/ elektronik.

Pengamanan fisik arsip dapat dilakukan dengan cara seperti penggunaan system kemanan ruang penyimpanan, penggunaan sistem alarm yang dapat mengamankan dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan dan lain-lainnya. Penggunaan bahan kedap air atau menempatkan arsip pada ketinggian yang bebas dari banjir. Mempergunakan struktur rancang bangun bagi bangunan di daerah rawan gempa, topan dan badai. Dilengkapi dengan alarm, hydrant dan alat pemadam kebakaran.

Untuk pengamanan informasi arsip itu sendiri biasanya diatur oleh lembaga kearsipan yang bersangkutan. Di Arsip Nasional RI misalnya menggunakan cara : memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip yang dimaksudkan untuk menjamin bahwa arsip hanya dipergunakan oleh yang berhak. Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci atas basis tanggal atau jam. Menyusun PROTAP [Prosedur Tetap] secara rinci dan detail. Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi orang-orang tertentu yang punya hak akses. Menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas yang berhak dalam penggunaan hak itu terkontrol dengan baik dengan menerapkan indek langsung dan tidak langsung.

Dan yang terakhir adalah penyimpanan, arsip dapat disimpan pada tempat khusus sehingga dapat mencegah dan atau menghambat unsur perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah usaha pencurian baik fisik maupun informasinya. Metode yang diterapkan Arsip Nasional yaitu dengan penyimpanan arsip yang ditempatkan pada ruangan tertentu yang berada pada kompleks gedung pencipta arsip dan atau ditempatkan pada gedung diluar gedung perkantoran pencipta arsip.

-------------------------------------------------------------------------------------