Akses dan Privasi Dalam Kearsipan

Dalam kearsipan, Akses adalah ketersediaan arsip untuk konsultasi atau kegunaan lainnya dan adannya sarana bantu penemuan yang merupakan hasil dari otorisasi hokum atau peraturan. Sedangkan dalam otomasi kearsipan, Akses adalah metode atau cara penempatan kedalam suatu memori atau penemuan kembalinya, seperti penemuan langsung, penemuan secara acak atau penemuan secara melompat.

Dalam Archival Terminology, yang dimaksud dengan Akses adalah: (1). Kemampuan untuk menemukan informasi yang relevan melalui penggunaan katalog, indeks, mencari bantuan, atau peralatan lainnya. (2). Izin untuk mencari dan mengambil informasi untuk digunakan (konsultasi atau referensi) dalam batasan hukum yang didirikan privasi, kerahasiaan, dan security clearance. (3). Komputasi, Proses fisik mengambil informasi dari media penyimpanan.

Terkait dengan pengertian diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan kedalam aturan tentang akses, yaitu:

(1). Pengguna Informasi (arsip), yaitu siapa yang bisa menggunakan.

(2). Kepekaan dalam perlindungan pribadi

(3). Pembatasan dari instansi pencipta arsip

(4). Standar sarana penemuan kembali

(5). Pelayanan copy arsip.

(6). Keterkaitannya dengan hak cipta

(7). Pengawasan terhadap khasanah arsip

(8). Kondisi fisik arsip

(9). Pengamanan arsip dan kebijaksanaan dalam penggunaan ruang riset.

Sedangkan privacy adalah: hak untuk melindungi atau menuntut keterbukaan dari informasi yang terdapat dalam arsip dari pihak yang tidak berhak yang berhubungan hal-hal masalah personal dan hak-hak privat! Dimana sejalan dengan apa yang di sampaikan juga oleh Archival Terminology bahwasanya Privasi itu adalah: (1). Kualitas atau keadaan yang bebas dari pengamatan publik. (2). Kualitas atau keadaan memiliki informasi pribadi seseorang atau kegiatan dilindungi dari penggunaan yang tidak sah oleh orang lain.

Dengan demikian, beragam aspek harus diperhatikan dalam kaitannya dengan akses dan privasi arsip tersebut, dimana pada prinsipnya arsip bisa diakses namun harus disesuaikan dengan peraturan-peraturan yang ada sehingga tidak akan menjadi boomerang dikemudian hari.

-------------------------------------------------------------------------------------