Langkah – langkah penilaian arsip tekstual dan non tekstual

Dasril Iteza - Dalam tulisan sebelumnya, telah saya singgung tentang langkah-langkah Penilaian Arsip Statis. Bahwa Arsip statis itu terdiri dari Arsip Tekstual dan Arsip non tekstual. Untuk lebih rincinya terhadap postingan terdahulu tersebut – dimana yang satu dengan yang yang lainnya saling berhubungan - maka berikut ini saya sedikit mencoba untuk menerangkan langkah – langkah penilaian arsip tekstual dan arsip non tekstual.

Apa saja yang dipersiapkan guna mendukung langkah – langkah penilaian arsip tekstual dan non tekstual? Berikut ini item demi itemnya:

• Siapkan formulir penilaian arsip 
• Siapkan daftar pertelaan arsip yang akan dinilai; 
• Periksa setiap nomor deskripsi arsip yang akan tertulis dalam daftar pertelaan arsip dengan seksama; 
• Untuk arsip non tekstual, perlu dilihat kualitas fisik arsipnya; 
• Kaitkan deskripsi satu dengan yang lainnya yang tertuang dalam daftar pertelaan arsip berdasarkan pendekatan dan analisis penilaian arsip; 
• Mulailah menilai daftar pertelaan arsip dengan seksama berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku; 
• Apabila jadwal retensi arsip telah ada maka nilai deskripsi arsip yang tertuang dalam daftar pertelaan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip tersebut; 
• Apabila jadwal retensi arsip tersebut “dinilai kembali”, maka diskusikan dengan anggota tim penilai lainnya; 
• Apabila jadwal retensi belum ada, maka diskusikan arsip yang akan dinilai dengan anggota tim penilai berdasarkan tingkat kepentingan organisasi dan pendekatan serta analisis penilaian arsip; 
• Isi formulir penilaian arsip berdasarkan hasil diskusi tim penilai arsip.

-------------------------------------------------------------------------------------