Langkah-Langkah Penilaian Arsip Statis

Dasril Iteza - Setelah mengetahui Kriteria Arsip Statis, dan sesuai dengan surat edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/02/1983 Tentang Pedoman umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip, disebutkan bahwa penentuan nilai guna arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk menentukan jangka waktu penyimpanan/ retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungan dengan arsip lainnya. Harus diingat bahwa arsip tidak bisa dinilai secara terlepas atau dipisahkan dari konteks administrasi dan organisasi/ instansi pencitanya. Adapun teknik penilaian arsip - meliputi teknik penilaian arsip tekstual maupun non tekstual – adalah sebagai berikut :

A. Teknik Penilaian Arsip tekstual

Penilaian Terhadap arsip tekstual yang telah dilakukan selam ini pada dasarnya tidak banyak mengalami kesulitan dibanding dengan penilaian arsip non tekstual. Namun Karena kondisi dan pengelolaannya pada masing-masing lembaga Negara, instansi pemerintah dan lembaga swasta berbeda-beda, maka diperlukan langkah-langkah penilaian arsip dimaksud seperti dibawah ini:

1. Medianya terbuat dari kertas;

2. Bisa dibaca secara langsung tanpa menggunakan alat bantu atau mesin;

3. Pada umumnya berbentuk surat-surat laporan;

B. Teknik Penilaian Arsip Non Tekstual

Arsip non tekstual mempunyai dua karakteristik, yaitu:

1. Arsip yang merupakan supplement/ lampiran dari arsip kertas;

2. Arsip yang berdiri sendiri yang diciptakan dengan maksud untuk penyebaran informasi.

Apabila arsip non tekstual merupakan supplement dari arsip tekstual maka yang dinilai adalah arsip tekstualnya. Namun apabila arsip non tekstual tersebut berdiri sendiri serta mengingat bentuk dan cirri fisiknya yang spesifik, maka dalam melakukan penilaian, perlu memperhatikan kekhususan dan bentuk fisiknya tersebut. Penilaian arsip non tekstual dilakukan dengan mempertimbangkan dua jenis analisis penilaian, yaitu:

a. penilaian teknik atau fisik (technical appraisal), yaitu menganalisis bentuk dan kualitas fisik arsip, berupa jenis media, ukuran, durasi (masa putar), kualitas gambar, kualitas suara, format, sistim yang dipakai dan lain-lain;

b. Penilaian isi/ informasi (intellectual Appraisal), yaitu menganalisis informasi yang terkandung dalam arsip baik topik/ masalah, deskripsi, tahun jumlah dan lain-lain;

-------------------------------------------------------------------------------------