Kearsipan, Perpustakaan dan Museum

Blogger Belitung - Kearsipan, Perpustakaan dan Museum dikelola oleh professional. Baik Kearsipan, Perpustakaan amupun Museum, mereka memiliki payung hukum tersendiri sehingga lebih memudahkan dalam mengatur segala aspek yang berkaitan dengan tupoksi masing-masing. Apa sebutan profesi dari masing-masing disiplin ilmu tersebut? Di Indonesia, orang yang berkecimpung dalam dunia kearsipan, baik dinamis maupun statis disebut Arsiparis. Pustakawan adalah orang yang bekerja di perpustakaan. Orang yang bekerja mengurus benda-benda museum disebut Kurator.

Perbedaan Arsip Dengan Sumber Informasi Lainnya

Dasril Iteza – Perbedaan Arsip Dengan Sumber Infromasi Lainnya - Umumnya, arsip dibedakan dengan jenis informasi lainnya seperti perpustakaan dan museum. Ada beberapa elemen yang dapat membantu kita untuk membedakan arsip dengan jenis-jenis informasi ini, seperti fungsi, sasaran, akses, konten, cara mendapatkan, pengelolaan, pengguna (users), perizinan untuk mengakses, ketersediaan dan cara mengakses, prosedur peminjaman, profesi, kualifikasi pendidikan, serta masalah yang dihadapi dalam profesi tersebut (Pederson, 2000).

Deklarasi Universal Tentang Kearsipan

Dasril Iteza - Deklarasi Universal Tentang Kearsipan yang dipaparkan dibawah ini Diadopsi oleh Majelis Umum Dewan Kearsipan Internasional, Oslo September 2010. Disahkan dalam Sidang Ke-36 Sidang Umum UNESCO, Paris November 2011. Dengan adanya deklarsi universal tentang kearsipan tersebut, semakin mempertegas keseriusan dunia akan bidang Arsip dan Kearsipan.

Peranan Manajemen Arsip Dinamis

Dasril Iteza - Manajemen Arsip Dinamis sebagai suatu disiplin dan fungsi administrasi dalam suatu organisasi, menyelenggarakan pengelolaan arsip untuk menjamin kelangsungan kegiatan organisasi, pertanggungjawaban dan kepentingan suatu kelompok/ lembaga/ organisasi.

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip Dinamis dikatakan sebagai arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Kedudukan Penyusutan Arsip dalam Life Cycle of Record dan The Records Continuum Model

Dasril Iteza - Kerangka dasar Manajemen Kearsipan yaitu konsep Daur Hidup Arsip (Life Cycle of Record) yang mengandung pengertian suatu siklus arsip dimulai diciptakan, digunakan, disimpan baik sementara atau disimpan permanen sebagai arsip statis, hingga sampai dimusnahkan apabila tidak lagi memiliki nilai guna. Pengelolaan arsip atau manajemen arsip tersebut mesti terintegrasi antara tahap penciptaan dengan tahap penggunaan dan pemeliharaan demikian juga dengan tahap penyusutan.

Keterbukaan dan Ketertutupan Arsip Statis

Dasril Iteza - Dalam urusan Arsip dan Kearsipan, Pemerintah Republik Indonesia memang telah mengeluarkan undang-undang tentang hal tersebut, yaitu Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Meski demikian, sayangnya masih banyak hal yang belum bisa di-cover oleh undang-undang bernomor 43 berangka tahun 2009 ini, salah satu contohnya adalah masalah Keterbukaan dan Ketertutupan Arsip Statis.

Cara Melestarikan Dokumen secara sederhana

Dasril Iteza - Dokumen pun merupakan hasil rekaman informasi baik sengaja maupun tidak. Baik secara fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya – dalam skup luas - dokumen perlu dilestarikan bersama sebagai suatu rekaman budaya atau sejarah kehidupan bangsa yang menjadi kebanggaan dan acuan dalam pengembangan budaya bangsa di masa mendatang.

Integrated Pest Management untuk mengendalikan organisme perusak Arsip

Dasril Iteza - Sebelum Integrated Pest management disarankan oleh banyak kalangan pakar professional, selama ini digunakan pestisida untuk menanggulangi organisme perusak, baik itu organisme perusak yang merusak arsip. Akan tetapi, banyak negara di Benua Eropa sudah mulai meninggalkan penggunaan pestisida tersebut karena efeknya yang berbahaya bagi manusia dan lingkungan.

Jabatan Fungsional Arsiparis dan keuntungannya

Dasril Iteza - Dibandingkan dengan pengertian Arsiparis dalam Permenpan Nomor: PER/3/M.PAN/3/2009, yang penekannya hanya untuk PNS saja, saya lebih menyukai pengertian Arsiparis dalam Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, dimana Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

Alih media arsip dengan pemindai (scanner)

Dasril Iteza - Berbicara tentang arsip terutama arsip statis, maka arsip statis merupakan memori kolektif bangsa sehingga membutuhkan layanan yang bersifat lengkap, cepat, tepat sasaran, mudah dan tentu saja murah! Untuk mewujudkan layanan tersebut harus ditunjang atau lebih tepatnya dibutuhkan pusat data yang berisi informasi mengenai arsip statis yang dimiliki secara lengkap serta terpadu. Informasi-informasi mengenai arsip statis tersebut akan lebih efektif jika berupa citra digital dari hasil pemindaian (scanning) arsip statisnya. Hal ini akan menunjang bagi masyarakat yang membutuhkan untuk memperoleh layanan arsip statis secara lengkap, cepat, tepat, murah (kalau tidak gratis).

Konsep Arsip Aktif

Dasril Iteza - Arsip Aktif menurut ICA: 1988, adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan lembaga/ organisasi. Karena sifatnya yang demikian itu maka arsip disimpan, dikelola ditempat asalnya.

Dimanakah informasi disimpan? Informasi disimpan dalam arsip

Arsip akan berkumpul secara alami sejalan dengan berputarnya roda organisasi/ lembaga. Suatu perusahaan/ organisasi/ lembaga yang tidak memiliki program manajemen arsip yang terpadu akan mengalami situasi yang problematic yaitu terkumpulnya arsip baik arsip aktif, arsip inaktif, maupun arsip statis dalam suatu ruangan (misalnya filing cabinet, depo/ gudang arsip), dengan demikian permasalahan yang muncul adalah sulitnya menemukan arsip saat diperlukan serta makin sesaknya ruangan penyimpanan arsip!

Ada satu teori yang disampaikan oleh Betty R. Ricks – 1992 yaitu suatu perusahaan sesudah meluncurkan kegiatannya dapat menyisihkan arsip dari unit kerja ke penyimpanan arsip inaktif sebanyak 25%. Dengan demikian, arsip yang benar-benar dianggap aktif hanya 25%-nya!

Arsip yang sebanyak 25% tersebut berisi informasi yang sangat berguna untuk menunjang kegiatan organisasi, baik sebagai pendukung dalam pengambilan keputusan, memperlancar proses kerja, bahan referensi maupun sebagai berkas kerja.

Masih dalam tahun yang sama, Betty R. Ricks juga mengatakan: where is information kept? It is kept on records! (= dimana informasi disimpan? Informasi disimpan dalam arsip). Dengan demikian, informasi merupakan salah satu sumber vital bagi organisasi yang dapat disimpan dalam berbagai bentuk, salah satunya adalah records (= arsip aktif).

Pengelolaan arsip yang baik akan mendukung terciptanya suatu kondisi yang memenuhi standard mutu dibidang administrasi atau manajemen terutama di bidang records management, disamping juga akan mendukung terciptanya efektivitas serta efisiensi suatu organisasi/ institusi. Ini sebagaimana diisyaratkan oleh STANDARD ISO No. 15489 tentang Records Management bahwa pengelolaan arsip yang baik akan memungkinkan organisasi untuk:

1). Melaksanakan kegiatan/ bisnis secara teratur, efisien dan dapat dipertanggung-jawabkan;

2). Memberikan pelayanan secara konsisten dan adil;

3). Mendukung dan mendokumentasikan perumusan kebijaksanaan dan proses pengambilan keputusan;

4). Mendukung terciptanya konsitensi, kontinuitas dan produktivitas dalam administrasi dan manajemen;

5). Memudahkan pelaksanaan secara efektif disuatu organisasi/ institusi;

6). Menjamin tetap berlangsungnya suatu kegiatan meskipun terdapat bencana;

7). Memberikan perlindungan dan dukungan hokum, termasuk manajemen risiko;

8). Melindungi kepentingan organisasi dan hak-hak pegawai, klien dan stakeholder (pihak-pihak yang berkepentingan), saat ini maupun saat yang akan datang;

Arsip sebagai bagian dari suatu siklus hidup atau tahapan dari suatu pengelolaan arsip secara utuh merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari records management, sehingga pengelolaan arsip akan mendukung terciptanya kondisi sebagaimana yang disebutkan diatas!

Baca juga: Alasan Merekam Informasi

Langkah – langkah penilaian arsip tekstual dan non tekstual

Dasril Iteza - Dalam tulisan sebelumnya, telah saya singgung tentang langkah-langkah Penilaian Arsip Statis. Bahwa Arsip statis itu terdiri dari Arsip Tekstual dan Arsip non tekstual. Untuk lebih rincinya terhadap postingan terdahulu tersebut – dimana yang satu dengan yang yang lainnya saling berhubungan - maka berikut ini saya sedikit mencoba untuk menerangkan langkah – langkah penilaian arsip tekstual dan arsip non tekstual.

Arsip Kartografi dan Kearsitekturan

Dasril Iteza - Arsip kartografi dan kearsitekturan bisa dalam bentuk kertas atau non kertas. Arsip kartografi dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga) kelompok besar, yaitu:

1. Arsip peta (peta dasar, tematik, bagan, induk dan charts); 
2. Arsip topografi (permukaan bumi); 
3. Arsip atlas (kumpulan peta mejadi satu cerita).

Arsip Bentuk Mikro (Microform)

Arsip Bentuk Mikro atau Microform merupakan salah satu jenis dari Arsip Bentuk Khusus. Untuk membaca isi informasi yang berada dalam Arsip Bentuk Mikro ini dibutuhkan alat yang disebut dengan Micro Reader.

Arsip Bentuk Mikro terdiri dari 2 (dua) jenis, yaitu: 

1. Microfilm, merupakan arsip bentuk mikro yang isinya merupakan salinan photografis dalam bentuk kecil atau merupakan miniatur dari gambar atau teks yang terekam dalam media rol film yang penciptaannya mengunakan alat photografi; 
2. Microfiche, yaitu lembaran film berisi banyak miniature gambar atau citra dalam suatu pola (frame).

Penilaian arsip Bentuk Mikro: 

• arsip bentuk micro (microform) adalah arsip yang terekam dalam media film berbentuk micro atau miniature arsip/ citra. Beberapa arsip bentuk mikro yang dikenal di Indonesia antara lain: micro film dan micro fiche; 
• arsip bentuk ini biasanya merupakan hasil alih media dari bentuk tekstual, grafik, gambar, atau tabel kedalam bentuk mikro dengan menggunakan alat/ mesin fotografi sebagai alat; 
• arsip bentuk mikro dinilai apabila tidak ada arsip aslinya (arsip tekstual/ kertas). Bila arsip bentuk mikro merupakan salinan/ copy dari arsip kertas yang ada maka yang dinilai adalah arsip kertasnya, sedangkan arsip bentuk mikro mengikuti penilaian arsip bentuk kertasnya; 
• kualitas fisik yang perlu diperhatikan antara lain: format, skala perbandingan reduction ratio-nya, kepekaan cahaya, sistim yangd dipakai serta kualitas gambarnya;

Arsip Bacaan Mesin dan Penilaiannya

Dasril Iteza - Arsip Bacaan Mesin dalam konteks ini adalah arsip yang dihasilkan dengan menggunakan komputer sebagai alat baca. Penilaian arsip bacaan mesin didasarkan pada penilaian utama yaitu kelengkapan perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), operator (brainware) atau data base manager dan dokumentasinya atau manual penggunaannya. Ketidaksesuaian kelengkapan ini akan mengurangi penilaian terhadap arsip bacaan mesin.

Arsip Citra Bergerak dan Penilaiannya

Dasril Iteza - Arsip Citra Bergerak secara fisik dapat terekam pada bentuk film, video (Umatik, Beta Cassette, VHS) dan optical disk serta VCD. Merupakan bagian dari jenis arsip audio visual serta bertipe Arsip Bentuk Khusus dimana arsip jenis ini merupakan arsip yang informasinya terekam dalam bentuk dan karakteristik yang bersifat khusus selain arsip yang tersimpan dalam media kertas/ tekstual. Jadi peneyebab disebut khusus adalah karena memiliki karakteristik, bentuk, pengolahan. Pengolahan yang secara khusus yang membuat perlakuannya berbeda dengan arsip tekstual. Arsip Bentuk Khusus merupakan dokumen terkait dimana penciptaannya merupakan bagian dari arsip tekstual atau arsip lainnya, walaupun ada kemungkinan juga tercipta berdiri sendiri dan tidak ada hubungannya dengan arsip lainnya.

Arsip Rekaman Suara dan Penilaiannya

Apa itu arsip rekaman suara? Arsip rekaman suara secara fisik mungkin berbentuk phonografic (sejenis piringan hitam), magnetic tapes (kaset, open rell dan digital audio tapes) dan optical disk (CD Audio). 

Dalam melakukan penilaian arsip rekaman suara perlu dipertimbangkan beberapa hal sebagai berikut: 

1. arsip rekaman suara yang secara fisik rusak dan tidak mungkin untuk diputar ulang untuk mengetahui isi informasi tidak perlu disimpan dan dapat dimusnahkan; 
2. arsip rekaman suara yang secara fisik mempunayai hubungan dengan arsip lain yang terekam dalam media yang berbeda. Apabila arsip rekaman suara dianggap mempunyai nilai permanen, maka arsip yang berhubungan pun harus disimpan pula; 
3. kualitas fisik yang harus dipertimbangkan antara lain: jumlah, ukuran dan kualitas suaranya.

Arsip Gambar Statis (Photo, Slide)

Dasril Iteza - Arsip gambar statis atau arsip photo merupakan salah satu dari bagian arsip bentuk khusus (special format records), dimana merupakan arsip berbentuk non tekstual, sebagaimana yang telah diulas dalam langkah-langkah penilaian arsip statis.

Langkah-Langkah Penilaian Arsip Statis

Dasril Iteza - Setelah mengetahui Kriteria Arsip Statis, dan sesuai dengan surat edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/02/1983 Tentang Pedoman umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip, disebutkan bahwa penentuan nilai guna arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk menentukan jangka waktu penyimpanan/ retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungan dengan arsip lainnya. Harus diingat bahwa arsip tidak bisa dinilai secara terlepas atau dipisahkan dari konteks administrasi dan organisasi/ instansi pencitanya. Adapun teknik penilaian arsip - meliputi teknik penilaian arsip tekstual maupun non tekstual – adalah sebagai berikut :