Arsip Bentuk Khusus (Special Format Records)

Dasril Iteza - Arsip Bentuk Khusus (Special Format Records). Sejumlah besar arsip yang tersimpan di berbagai kantor/ lembaga/ instansi/ organisasi terdiri dari arsip korespondensi dengan masyarakat diluar organisasi. Arsip-arsip tersebut biasanya berbentuk kertas atau kadang-kadang film, namun banyak jenis-jenis arsip bentuk khusus – tekadang mengarah ke arsip bentuk khusus – juga harsus disimpan. Bentukan dari arsip bentuk khusus ini bisa meliputi specimen dan x-ray pada laboratorium medis, penemuan geologi, arkeologi dsb.

Pengertian arsip sebagaimana dijelaskan dalam Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (pasal 1 ayat 2) menyatakan bahawa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Jenis yang paling umum diperkantoran atau di organisasi adalah arsip tekstual tercetak bermedia rekam kertas.

Arsip tekstual merupakan sebagian besar dari kebanyakan penanganan arsip dan secara konsekuensinya berlanjut menjadi perhatian utama bagi para Arsiparis. Namun arsip sering mencakup arsip (records) dalam bentuk khusus, secara frekuensi dalam jumlah sedikit, dimana perlu diatur bersama-sama dengan arsip-arsip dalam bentuk konvensional. Lagi pula (sekarang ini) banyak oragnisasi/ perkantoran/ lembaga atau personal yang menggunakan computer dan teknologi informasi lainnya sebagai bagian integral dari pekerjaan atau bisnis mereka, adalah wujud yang diciptakan dalam proses perubahan teknologi.

Dalam praktek kearsipan sehari-hari, arsip jenis kertas atau sering juga disebut arsip konvensional atau tekstual adalah arsip yang umum digunakan.namun tanpa disadari bahwa dalam melaksanakan tugas dan fungsi organisasi telah menghasilkan suatu rekaman informasi dalam bentuk khusus atau Arsip Bentuk Khusus (Special Format Records) atau kadang-kadang ada juga yang menyebutnya Arsip Non Kertas.

Arsip bentuk khusus adalah arsip yang informasinya terekam dalam bentuk dan karakteristik yang bersifat khusus selain arsip yang tersimpan dalam media kertas/ tekstual. Jadi peneyebab disebut khusus adalah karena memiliki karakteristik, bentuk, pengolahan. Pengolahan yang secara khusus yang membuat perlakuannya berbeda dengan arsip tekstual. Arsip Bentuk Khusus merupakan dokumen terkait dimana penciptaannya merupakan bagian dari arsip tekstual atau arsip lainnya, walaupun ada kemungkinan juga tercipta berdiri sendiri dan tidak ada hubungannya dengan arsip lainnya.

Berikut ini macam-macam contoh Special Format Records atau Arsip Bentuk Khusus :

1). Arsip Audio Visual (Arsip Pandang Dengar)

2). Arsip Bentuk Mikro (Microform):

3). Arsip Elektronik

4). Arsip Kartografi atau Kearsitekturan

5). Arsip Karya Seni (Art Works)

6). Ephemera

Dari sekian macam Arsip Bentuk Khusus diatas, Arsip Audio Visual, Microform, Arsip Elektronik meupakan arsip non kertas dimana memiliki bentuk dan informasi yang bersifat khusus sedangkan arsip Kartografi dan Kearsitekturan merupakan arsip kertas namun informasinya memiliki karakteristik yang bersifat khusus. Untuk Art Works sudah saya postingkan beberapa waktu yang lalu. Anda bisa membacanya disini, sedangkan Ephemera akan saya buat pada bahasan tersendiri nantinya.

-------------------------------------------------------------------------------------