Gambaran Umum Kearsipan

Arsip akan berkumpul secara alami sejalan dengan berputarnya roda organisasi. Suatu perusahaan/ lembaga yang tidak memiliki program manajemen arsip yang terpadu akan mengalami situasi problematis yaitu terkumpulnya arsip baik aktif, inaktif ataupun statis dalam satu ruangan (filing kabinet, depo/ gudang arsip, dan sebagainya) dengan demikian permasalahan yang muncul adalah sulitnya menemukan arsip ketika diperlukan, makin sesaknya ruangan penyimpanan arsip/ unit kerja.

Sebuah perusahaan (Sebagaimana yang diungkapkan Betty R. Ricks, 1992) sesudah meluncurkan kegiatannya (Records Inventory) dapat menyisihkan arsip dari unit kerja ke penyimpanan arsip inaktif sebanyak 75 %. Dengan demikian arsip yang benar – benar aktif hanya 25%.

Arsip aktif sebanyak 25% tersebut berisi informasi yang sangat berguna untuk menunjang kegiatan organisasi baik sebagai pendukung dalam pengambilan keputusan, memperlancar proses kerja, bahan referensi maupun sebagai berkas kerja.

Informasi adalah salah satu sumber vital bagi organisasi yang dapat disimpan dalam berbagai bentuk, salah satunya adalah arsip aktif (records), sebagaimana dikatakan Betty R. Ricks : (1992) Where is The Information Kept? It is Kept On Records.

Pengelolaan arsip yang baik akan mendukung terciptanya suatu kondisi yang memenuhi standard mutu dibidang administrasi/ manajemen terutama di bidang arsip (record management), disamping juga akan mendukung terciptanya efektifitas dan efisiensi suatu organisasi, sebagaimana disyaratkan oleh standard ISO 15489 tentang Records Management bahwa Pengelolaan arsip yang baik akan memungkinkan organisasi :

1). Melaksanakan kegiatan/ bisnis secara teratur, efisien dan dapat dipertanggung- jawabkan.

2). Memberikan pelayanan secara konsisten dan adil.

3). Mendukung dan mendokumentasikan perumusan kebijaksanaan dan proses pengambilan keputusan.

4). Mendukung terciptanya konsistensi, kontinuitas dan produktivitas dalam manajemen dan administrasi.

5). Memudahkan pelaksanaan kegiatan secara efaktif disuatu organisasi.

6). Menjamin tetap berlangsungnya suatu kegiatan meskipun terdapat bencana.

7). Memberikan perlindungan dan dukungan hukum, termasuk manajemen resiko.

8). Melindungi kepentingan organisasi dan hak-hak para pegawai, klien dan pihak- pihak yang berkepentingan (stakeholder) saat ini maupun masa yang akan datang.

Arsip sebagai bagian dari suatu daur hidup ataupun tahapan dari suatu pengelolaan arsip keseluruhan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari suatu records management/ management of archives, sehingga pengelolaannya akan mendukung terciptanya kondisi tersebut diatas.

Permasalahan

Seiring dengan era globalisasi yang mengisyaratkan akan adanya perdagangan bebas dalam berbagai bidang (termasuk manajemen kearsipan), maka pengelolaan kearsipan pun harus mengikuti ketentuan, kaidah-kaidah yang berlaku sehingga bidang kearsipan tidak menjadi barang asing dinegeri sendiri.

Kearsipan masih dianggap tidak penting, hal ini tidak lepas dari opini yang terdapat dimasyarakat, bahwa arsip identik dengan sempah, tumpukan kertas yang tidak berguna. Hal tersebut semestinya harus dibuang jauh-jauh jika kita tidak ingin tertingal dari kehidupan kearsipan yang sudah sebegitu majunya di negara-negara lain (misal : Australia, Singapura, Kanada, Amerika Serikat, Inggris dsb). Dengan demikian peran kearsipan ini tidak mutlak harus lembaga kearsipan saja, akan tetapi perlunya peran masyarakat luas, dan bahwasanya antara lembaga kearsipan dan masyarakat harur sejalan dan membuang jauh-jauh prasangka bahwa arsip hanya merupakan tumpukan kertas yang tidak berguna. Untuk memvonis arsip tersebut berguna atau tidaknya mestilah dikaji dan dinilai dengan kajian keilmuan kearsipan.

Dengan diberlakukannya undang-undang kearsipan yang baru yaitu Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang kearsipan yang menjabarkan tentang seberapa pentingnya arsip dibandingkan dengan isi materi perturan terdahulu, kearsipan diharapkan akan menjadi lebih baik bagi pelaku kearsipan maupun masyarakat awam akan menjadi semakin lebih paham dan bijak dalam mencermati masalah kearsipan sehingga nantinya dengan kearsipan tersebut bisa menunjang roda organisasi, tersedianya data-data maupun sebagi bukti pertanggungjawaban kedaerahan maupun skala nasional untuk menjelaskan jati diri atau identitas bangsa ini kepada generasi berikutnya.

-------------------------------------------------------------------------------------