Konsep dan Tujuan Pengembangan Arsip Dinamis

Menurut undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, dikatakan arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Dalam konteks Anglo-saxon sendiri, arsip dinamis adalah dokumen yang masih dugunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan serta kerpluan lain. Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas garis haluan, keputusan, prosedur operasi dan aktivitas sebuah instansi, lembaga, yayasan, departemen, badan korporasi swasta serta peorangan. (Sulistyo Basuki, 2003).

Arsip dinamis harus dikelola agar dapat bermanfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya. Pencipta tidak selalu sama dengan pemakai. Untuk dapat sampai ke pemakai, arsip dinamis harus dikelola sebaik-baiknya dan harus tersedia bilamana diperlukan atau dibutuhkan.

Pengelolaan arsip dinamis ini jika dalam bahasa Inggris disebut records management atau jika di Indonesia-kan disebut manajemen arsip dinamis, sebab istilah records disini dipadankan dengan arsip dinamis. Sedangkan pengelolanya disebut sebagai records manager atau manajer arsip dinamis. Di Indonesia sendiri jarang atau kalau boleh saya katakana pengelola arsip disebut arsiparis, dimana istilah ini merupapakan penggabungan dari records manager dan archivist! (archivist sendiri adalah pengelola arsip statis).

Tujuan Pengembangan

Pengembangan manajemen arsip dinamis dalam suatu organisasi memiliki tujuan untuk menciptakan efisiensi kerja dalam hal penciptaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali informasi dalam rangka menunjang pengambilan keputusan, pelaksanaan operasional, penyediaan bahan bukti kebijaksanaan dan kegiatan organisasi. Temasuklah didalamnya suatu upaya untuk menjamin terpeliharanya legalitas, profesionalisme dan pertanggungjawaban organisasi.

Manajemen arsip dinamis juga digunakan untuk mengontrol volume informasi dan atau arsip yang diciptakan, disimpan, dan dimusnahkan melalui penentuan retensi arsip. Selain itu, melalui manajemen arsip dinamis tersebut diharapkan dapat diselenggarakan pendokumentasian kegiatan organisasi secara menyeluruh dan akurat. Hasil akhirnya adalah manajemen arsip dinamis yang baik akan menjamin terpeliharanya arsip yang bernilai guna permanen.

-------------------------------------------------------------------------------------