Kedudukan Penyusutan Arsip dalam Life Cycle of Record dan The Records Continuum Model

Dasril Iteza - Kerangka dasar Manajemen Kearsipan yaitu konsep Daur Hidup Arsip (Life Cycle of Record) yang mengandung pengertian suatu siklus arsip dimulai diciptakan, digunakan, disimpan baik sementara atau disimpan permanen sebagai arsip statis, hingga sampai dimusnahkan apabila tidak lagi memiliki nilai guna. Pengelolaan arsip atau manajemen arsip tersebut mesti terintegrasi antara tahap penciptaan dengan tahap penggunaan dan pemeliharaan demikian juga dengan tahap penyusutan.
 
Dalam konsep diatas, setelah arsip tersebut sudah tidak dipergunakan lagi, arsip tersebut tidak lagi memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna bagi kepentingan nasional, maka arsip tersebut akan dimusbahkan. Dalam gal ini arsip akan mengalami penyusutan. Tetapi bila masih memiliki nilai guna kesejarahan atau kepentingan nasional, maka arsip tersebut harus dilestarikan selama-lamanya secara permanen sebagai arsip statis yang normalnya disimpan di Arsip Nasional atau Arsip Daerah.

Dilain pihak, dalam konsep pengelolaan arsip, dikenal pula dengan istilah konsep The Records Continuum Model. Dalam konsep ini – pada prakteknya lebih ditekankan pada arsip statis – disebutkan bahwa arsip statis tidak hanya digunakan oleh instansinya saja, tetapi juga untuk untuk kepentingan publik. Sehingga dalam hal ini, arsip menjadi lebih sering digunakan untuk berbagai kepentingan publik, seperti saat dalam keadaan aktif di instansinya. Sehingga dapat dikatakan arsip statis mengalami fase hidup kembali atau lahir kembali atau reborn (lihat: Djoko Utomo, “Profesionalisme SDM Kearsipan, Arsip dan Peranannya Dalam Otonomi Daerah”, Makalah pada Raker Kearsipan se-Provinsi Sumatera Utara tanggal 17-18 Desember 2002, hlm 8).

Sources:

• http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-smckp2.html#fig1
• http://kodzan.blogspot.com/2010/04/siklus-hidup-arsip-life-cycle-of.html

-------------------------------------------------------------------------------------