Peranan Manajemen Arsip Dinamis

Dasril Iteza - Manajemen Arsip Dinamis sebagai suatu disiplin dan fungsi administrasi dalam suatu organisasi, menyelenggarakan pengelolaan arsip untuk menjamin kelangsungan kegiatan organisasi, pertanggungjawaban dan kepentingan suatu kelompok/ lembaga/ organisasi.

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip Dinamis dikatakan sebagai arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Pada mulanya, manajemen arsip dinamis digunakan sebagai kepentingan pemeliharaan arsip-arsip kebijakan (policy) dan korespondensi (surat-menyurat). Penekanannya diutamakan pada pengawasan secara terpusat terhadap pengunaan arsip-arsip dalam suatu organisasi. Penempatan fisik arsip dapat dilakukan di unit kerja mana saja, namun sistin terpusat (sentralisasi) dibuat sedemikian rupa untuk mengawasi arsip tersebut. Demikian pula dengan keberadaan arsip elektronik yang tetap tersimpan dalam komputer staf (pegawai) unit yang bersangkutan.

Saat ini perubahan terhadap pemahaman manajemen arsip dinamis dalam suatu organisasi mulai terasa. Pengawasan fisik arsip secara sentralisasi dapat dijalankan. Manajemen arsip dinamis difokuskan pada manajemen informasi yang terekam dalam bentuk apapun serta lokasi arsip asli itu disimpan. Sehingga manajemen arsip dinamis tidak hanya memberi perhatian terhadap arsip yang diciptakan, tetapi juga terhadap sistem yang merekam seluruh kegiatan organisasi.

Penempatan manajemen arsip dinamis disesuaikan dengan besar kecilnya orginiasi termasuk kebutuhannya. Pada umunya diletakkan didalam salah satu unit fasilitatif organisasi bersama-sama bagain personalia atau SDM, keuangan dan sistim informasi. Tidak jarang pula manajemen arsip dinamis bersama-sama dengan perpustakaan diletakkan dibawah bagian layanan informasi dan bahkan kadangkala berada dibawah bagian teknologi informasi sejajar dengan sistim komputer. Prinsipnya tidak masalah manajemen arsip dinamis diletakkan, sangatlah penting bagi staf (pegawai) unit tersebut untuk bekerja sama dengan pegawai-pegawai unit kerja lain yang berkaitan dengan sistim informasi dan perkantoran.

Hubungan kerja sama yang baik antarapejabat pengelola manajemen arsip dinamis dengan operator komputer dapat mengembangkan penggunaan teknologi yang tepat untuk melaksanakan manajemen arsip dinamis yang efektif dan pengelolaan arsip dalam organisasi, termasuk dalam memengelola arsip elektronik. Sementara hubungan atasan dengan bawahan dan juga unit-unit fungsional dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan pengelolaan arsip yang berkaitan dengan fungsi-fungsi tersebut.

Arsiparis atau pejabat pengelola arsip yang bertanggung jawab terhadap kegiatan manajemen arsip dinamis sebaiknya bekerja sama dengan profesi informasi lainnya seperti profesi teknologi informasi serta pejabat-pejabat bidang/ unit kerja lainnya. Jay Kennedy dan Cherryl Schauder dalam buku Records Management Second Edition (2000), hal diatas dimaksudkan agar dapat:

1. menentukan kebutuhan pengolahan arsip yang berkaitan dengan kegiatan kerja/ bisinis unit-unit kerja menentukan arsip yang harus diciptakan dan berapa lama harus disimpan; 
2. menentukan peraturan dan standard untuk mendukung penciptaan dan perekaman arsip yang akurat dan lengkap; 
3. mengembangkan sistem dan pengawasan untuk menjamin perekaman arsip yang akurat dan lengkap; 
4. menentukan proses untuk mengawasi kesimbangan antara persyaratan pengelolaan arsip internal dan eksternal; 
5. menjamin organisasi untuk dipersiapkan secara baik untuk menerima audit arsip oleh instansi yang berwenang, misalnya kantor pajak atau dari Badan Pemeriksa Keuangan.

Manajemen arsip dinamis yang baik dapat memberikan banyak keuntungan bagai suatu institusi/ lembaga/ organisasi baik pemerintah maupun swasta, khususnya pada hal penghematan biaya operasional, efektivitas kegiatan atau transaksi bisnis, serta pendayagunaan sumber daya manusia yang sesuai dengan skil, kompetensi dan profesinya!

Baca juga: Konsep dan tujuan pengembangan Arsip dinamis.

-------------------------------------------------------------------------------------