Arsip Bacaan Mesin dan Penilaiannya

Dasril Iteza - Arsip Bacaan Mesin dalam konteks ini adalah arsip yang dihasilkan dengan menggunakan komputer sebagai alat baca. Penilaian arsip bacaan mesin didasarkan pada penilaian utama yaitu kelengkapan perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), operator (brainware) atau data base manager dan dokumentasinya atau manual penggunaannya. Ketidaksesuaian kelengkapan ini akan mengurangi penilaian terhadap arsip bacaan mesin.

Mengingat karakteristik khusus pada arsip, maka ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam pelaksanan penilaiannya, yaitu:

• pada arsip elektronik yang berisi hasil olahan dari data mentah, apabila isi informasinya dianggap mempunyai nilai informasi permanen, maka data base-nya pun harus disimpan pula;

• apabila arsip elektronik tidak dimungkinkan untuk dapat dibaca karena kerusakan fisik media penyimpanannya, maka tidak ada kepentingan untuk menyimpannya;

• apabila data arsip elektronik yang isi informasinya terutama berupa data base, tetapi tidak dapat ditemukan pedoman, manual, atau dokumentasi cara-cara penggunaan dan penemuan kembalinya, maka tidak diperlukan untuk disimpan; sehingga sebaiknya perlu untuk membuat hard copy-nya;

• kualitas fisik yang perlu diperhatikan adalah: kapasitas penyimpanan data, jenis informasi dan sistim pengoperasiannya.

-------------------------------------------------------------------------------------