Keterbukaan dan Ketertutupan Arsip Statis

Dasril Iteza - Dalam urusan Arsip dan Kearsipan, Pemerintah Republik Indonesia memang telah mengeluarkan undang-undang tentang hal tersebut, yaitu Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Meski demikian, sayangnya masih banyak hal yang belum bisa di-cover oleh undang-undang bernomor 43 berangka tahun 2009 ini, salah satu contohnya adalah masalah Keterbukaan dan Ketertutupan Arsip Statis.

Begitu menulis artikel ini, sebenarnya pikiran saya menerawang kebelakang yaitu masa-masa dimana saya sedang kuliah (baca: belajar Kearsipan) selama 3 tahun (2001 – 2004). Tidak luput dari apa yang saya (dan teman-teman sekelas) pelajari adalah tentang masalah Keterbukaan dan Ketertutupan Arsip ini.

Setiap warga negara mempunyai hak untuk memperoleh informasi melalui dokumen/ arsip. Tetapi sampai saat ini masalah Keterbukaan dan Ketertutupan arsip masih menjadi masalah yang sering dibicarakan karena Negara kita (baca: ANRI) belum mempunyai undang-undang yang menjamin arsip mana yang boleh dibuka dan arsip mana yang masih tertutup. Dengan demikian, hal ini sudah barang tentu juga sangat sukar sekali jika ingin diimplementasikan pada setiap daerah.

Jika arsip statis bisa dengan mudah diakses setiap orang informasinya, tentunya hal ini sifat arsip tersebut adalah terbuka. Namun jika dirasa sulit untuk mendapatkan akes arsip, hal ini mungkin saja arsip tersebut bersifat tertutup. Dan memang pada beberapa jenis/ tipe arsip ada yang tidak diizinkan untuk diakses informasinya.

Sebenarnya, ada beberapa alasan yang mendasar mengapa arsip tersebut (masih) tertutup untuk umum:

• Stabilitas Nasional. Organisasi atau instansi yang menciptakan dan individu yang memiliki arsip berkeberatan arsipnya menjadi terbuka dan disediakan untuk pengguna arsip karena arsip tersebut berisi informasi yang berhubungan dengan kerahasiaan bisnis atau masalah yang bisa mengakibatkan ketidakstabilan dalam pemerintahan atau membahayakan keamanan Negara, mengancam stabilitas nasional.

• Kredibilitas Seseorang. Perlindungan secara pribadi atas permintaan. Dalam hal ini menyangkut masalah personal/ pribadi yang secara mendetail menguraikan kehidupan pribadi seseorang (apalagi orang tersebut masih hidup) dan tidak boleh disebarluaskan kepada umum tanpa seizin dari pemilik arsip tersebut.

• Suku Agama Ras Antar golongan (SARA).

• Militer. Jika arsip yang berisi informasi tentang strategi militer meliputi peta kekuatan, alusista serta hal lainnya yang berhubungan dengan kemiliteran.

• Kondisi Fisik Arsip. Jika arsip dalam kondisi yang sangat rentan, mudah sobek atau rusak, maka pengguna harus menunggu arsip itu untuk dapat digunakan lagi setelah selesai diperbaiki oleh konservator.

Tidak menutup kemungkinan, 20 atau 30 tahun kemudian arsip-arsip tesebut terbuka untuk umum. Setiap orang/ pengguna arsip tentu ingin haknya dalam memperoleh informasi terpenuhi, namun beberapa hal diatas perlu kiranya untuk dimaklumi.

Meski demikian, sudah semestinya juga pemerintah membuat dasar hukum/ peraturan/ perundang-undangan yang mengatur masalah keterbukaan dan ketertutupan arsip agar dikemudiah hari enak rasanya petugas menjelaskan jika ada seseorang yang ingin mengakses informasi dalam arsip namun faktanya ada dasar hukum yang mengatur bahwa arsip tersebut (masih) tertutup untuk umum!

-------------------------------------------------------------------------------------